Êtes-vous préoccupé par la fuite d'informations confidentielles de la société et souhaitez-vous l'empêcher? Si vous avez répondu «Oui», voici 10 meilleurs moyens de protéger vos documents professionnels.
Le monde est un village planétaire et Internet a facilité la gestion de nos entreprises, mais l’un des inconvénients d’Internet est qu’il a facilité la compromission de l’information commerciale et le vol de données. Il est désormais très important que les propriétaires d'entreprise prennent des mesures proactives pour éviter que leurs informations commerciales soient compromises et que des secrets commerciaux ne soient volés. Jetons un coup d'oeil à certains des moyens par lesquels les informations commerciales sont compromises-:
3 façons dont les informations commerciales sont compromises ou volées
- Changement d'emploi d'employé -: lorsqu'un employé travaille pour vous pendant un certain temps, il en apprend beaucoup sur votre entreprise et probablement quelques secrets commerciaux que vous utilisez pour améliorer le succès de votre entreprise. Désormais, si l'employé décide de quitter votre entreprise pour travailler chez un concurrent, il peut révéler certains de ces secrets commerciaux à vos concurrents. Un employé peut également quitter votre entreprise pour démarrer une entreprise similaire, devenant ainsi votre concurrent et utilisant certains de vos secrets commerciaux pour renforcer son activité.
- Investisseurs et partenaires -: Dans le processus de recherche de fonds pour votre entreprise, il vous sera demandé de présenter un plan d’entreprise qui servira à évaluer la viabilité de votre entreprise. Ce plan d'affaires peut contenir des idées et des stratégies commerciales uniques qui peuvent être volées par les investisseurs, en particulier si l'accord ne fonctionne pas.
- Piratage -: Les informations de votre entreprise peuvent également entrer dans des mains non désirées par le biais de pirates informatiques.
Alors, comment protégez-vous vos informations et documents commerciaux confidentiels contre tout contact indésirable?
10 façons de protéger les informations / documents confidentiels
1. Analysez les informations de votre entreprise pour déterminer celles qui doivent être protégées contre le risque de tomber entre des mains indésirables. Si vous avez des informations que vous considérez comme des secrets commerciaux, vous devez les analyser attentivement. Les secrets commerciaux sont généralement définis comme des informations ou des idées uniques avec lesquelles une entreprise utilise pour se démarquer de ses concurrents.
2. Élaborez une politique de protection des données que vous communiqueriez à vos employés pour les aider à comprendre le type d'informations qui doivent rester secrètes et à comprendre également les responsabilités qui leur incombent. Vous devez également organiser des réunions et des formations régulières pour rappeler à vos employés la nécessité de protéger les informations de l'entreprise.
3. Créez des zones de stockage pour les documents confidentiels . Cette zone doit être hautement sécurisée et surveillée à l'aide de caméras, et tout accès non autorisé doit être fortement empêché.
4. Processus d'élimination des documents -: La manière dont les documents indésirables sont éliminés est également très importante. Les documents peuvent tomber entre des mains non autorisées s'ils ne sont pas éliminés correctement. Il est donc important que vous achetiez un destructeur de documents pour détruire des documents indésirables ou que vous engagiez des sous-traitants pour le faire en votre nom.
5. Assurez-vous que toutes les informations confidentielles sont correctement étiquetées et qu'il est indiqué que le document ne peut être copié ou utilisé sans autorisation.
6. Lorsque vous embauchez des employés pour travailler pour vous, vous devez vous assurer qu'ils signent des accords dans le cadre des conditions d'emploi. Certains des documents que vous devriez leur demander de signer incluent:
- Clause de non-concurrence -: Il s'agit d'un accord signé par l'employé stipulant qu'il ne s'engagerait pas dans une entreprise similaire en concurrence avec l'employeur.
- Non-sollicitation-: Ceci est un autre accord que vous devriez demander à votre employé de signer en déclarant qu'il / elle ne solliciterait pas directement ou indirectement des clients, des opportunités commerciales ou des employés de votre entreprise.
7. Inclure les accords de confidentialité dans les documents contractuels -: Les informations commerciales ne sont pas seulement divulguées par les employés. Parfois, ils peuvent être divulgués par des entrepreneurs, des consultants et des prestataires de services. Par exemple, les informations personnelles d'une banque peuvent être compromises par l'intermédiaire de ses consultants en informatique. Par conséquent, tous les propriétaires d'entreprise doivent se faire un devoir d'inclure des accords de confidentialité dans leurs contrats avec tous les fournisseurs de services.
8. Les propriétaires d'entreprise doivent également s'efforcer autant que possible de réduire le nombre de personnes ayant accès aux documents confidentiels.
9. Quand un employé quitte votre entreprise, rappelez-vous de lui demander de lui renvoyer tous les documents et propriétés de l'entreprise en leur possession et de lui rappeler également la nécessité de ne pas respecter ses accords de confidentialité.
Si vous craignez toujours qu'un tel employé révèle des secrets commerciaux à la nouvelle société pour laquelle il a été employé, vous pouvez envoyer une lettre officielle à la société pour l'informer de l'accord de confidentialité et de confidentialité que l'employé a signé avec votre entreprise.
10. Protégez vos documents électroniques -: Si vous utilisez beaucoup Internet, il est important de protéger vos documents. Vous pouvez discuter avec un consultant en informatique des moyens de protéger vos données sur Internet.
11. Surveillez vos visiteurs: assurez-vous que la zone réservée aux visiteurs de votre entreprise est séparée de la zone de travail et surveillée de près pour éviter tout accès non autorisé aux zones restreintes.
12. Lorsqu'un employé quitte votre entreprise, veillez à modifier tous les mots de passe et codes de sécurité connus de l'employé.
5 étapes à suivre lorsque les informations de votre entreprise sont compromises?
une. D'abord, vous devriez savoir comment et pourquoi c'est arrivé . Comment l'information a-t-elle été divulguée? Est-ce à la suite d'une faiblesse de votre système ? Il est important que vous identifiiez d'abord le canal de fuite afin de vous aider à proposer une solution.
b. Faites appel à un avocat si nécessaire -: Si vous découvrez que des informations ont été divulguées à la suite d'une rupture de contrat, vous devrez peut-être faire appel à votre avocat afin que la partie responsable puisse être poursuivie et condamnée à payer des dommages et intérêts. En outre, si vous estimez que les informations divulguées peuvent être dangereuses pour votre entreprise ou vos clients, vous aurez besoin d'un soutien juridique pour vous protéger.
c. Informez vos employés et toutes les parties concernées de l'incident.
ré. Prendre des mesures proactives pour réduire les dommages. Dans le cas d'un site Web qui a été piraté, vous devrez peut-être fermer complètement pendant un certain temps pour pouvoir le nettoyer.
e. Vous devez également prendre des mesures pour éviter les occurrences futures.