Selon une étude, environ 50% des employés pensent que les réunions sont la plus grande perte de temps au travail et la principale cause de perte de productivité.
Ici, nous ne parlons pas de conférences, séminaires et réunions de conseil qui sont généralement bien planifiés. Nous parlons de ces réunions internes du personnel qui durent généralement plusieurs heures, mais ne sont pas toujours nécessaires.
Certes, les réunions de travail sont un moyen de discuter de questions importantes concernant une entreprise et de tout ce qui s'y rapporte, mais elles ont l’inconvénient de nuire à la productivité des employés et des dirigeants. Cela explique pourquoi les experts ont recommandé l’annulation de la plupart des réunions d’entreprise afin d’accroître la productivité. Voici 10 raisons pour lesquelles les réunions d’affaires réduisent la productivité:
10 raisons pour lesquelles les réunions d'affaires réduisent la productivité
1. Les réunions de travail font perdre du temps
Comme indiqué plus haut, la plupart des réunions de travail occupent une fraction importante des heures de travail des employés, ce qui leur laisse très peu de temps pour effectuer des tâches importantes. Pour les dirigeants, c'est encore pire: plus de la moitié de leur temps au travail est consacrée à une réunion ou à une autre, avec des employés ou des tiers, tels que des clients, des fournisseurs et des partenaires commerciaux. En fait, l’un des traits caractéristiques des dirigeants d’entreprise modernes est qu’ils passent le plus clair de leur temps lors de réunions de travail.
2. La plupart des réunions d’affaires ne produisent aucun plan d’action
Après une réunion, il devrait exister un plan d’action décrivant et expliquant les mesures essentielles à prendre. Malheureusement, la plupart des réunions se terminent sans ce type de plan. Et cela conduit à la tenue de réunions ultérieures pour revenir sur des problèmes qui auraient autrement dû être résolus. Bien sûr, plus le nombre de réunions auxquelles participent les employés et les dirigeants est important, plus le temps de travail productif qu'ils perdent est important.
3. La plupart des réunions d’affaires ne sont pas préparées pour
La plupart des réunions de travail sont convoquées lorsqu'il est clair que l'organisateur n'a rien mis en place pour les réunions. Ils veulent juste parler de quelque chose, en négligeant le fait qu'il s'agit d'une perte de temps précieux. En l'absence d'un plan solide indiquant ce qui sera discuté lors d'une réunion et la durée de la réunion, des questions inutiles seront discutées ( et une autre réunion sera même programmée pour les restes restants ) et aucun résultat positif ne sera obtenu.
4. Les questions discutées à la dernière réunion sont examinées
C'est l'une des raisons les plus courantes pour lesquelles les réunions d'affaires prennent plus de temps que la normale. Les questions soulevées ou discutées lors de la réunion précédente auraient dû être diffusées et lues à l'avance. Cela fera d’une réunion d’affaires une suite appropriée de la précédente, et non une répétition fastidieuse de la précédente. Donc, éliminez toujours le non sens de la lecture du procès-verbal de la dernière réunion de l’ordre du jour de votre réunion.
5. Les réunions de travail se divisent parfois en sous-réunions
Il arrive parfois qu'une réunion de travail suscite de nouveaux débats et discussions. Bien qu'il soit tout à fait normal que de nouvelles idées ou questions surgissent au cours d'une réunion, leur permettre de changer le sens de la réunion est l'erreur commune qui conduit à une durée de réunion prolongée et à des réunions stériles. Et pour chaque réunion qui ne donne pas de bons résultats, il y en aura beaucoup plus jusqu'à ce qu'un objectif acceptable soit atteint.
6. Les gens socialisent lors de réunions de travail
Les réunions d’affaires réduisent la productivité car elles prennent plus de temps que la normale. Et l'une des raisons pour lesquelles ils prennent plus de temps est la socialisation inutile entre les participants. Les gens demandent à leurs collègues ce qu’ils ont fait pendant le week-end, lorsque de telles questions pourraient être posées pendant le déjeuner.
7. Certains points des réunions se répètent pour des raisons idiotes
Une autre raison pour laquelle la plupart des réunions de travail prennent trop de temps est la répétition inutile de ce qui a été discuté, de sorte qu'une personne qui est entrée lors de la réunion ou qui était absente lors de la dernière réunion comprendrait le point de départ de la réunion. C'est une façon subtile de négliger l'importance du temps des autres. Quelle que soit l’importance d’une personne pour une entreprise, il devrait exister un autre moyen de lui dire ce qui lui a manqué lors d’une réunion.
8. La plupart des réunions sont des séances de brainstorming
Si une entreprise a besoin d'atteindre un certain objectif et a besoin des idées de ses employés et de ses dirigeants sur la manière d'atteindre cet objectif, une réunion de travail peut être convoquée à cette fin. Cependant, la plupart des organisateurs d’entreprise ont tort d’utiliser la réunion comme un moyen de proposer de nouvelles idées. Cela prendrait toujours du temps, d'autant plus que la plupart des employés doivent réfléchir à des idées sur-le-champ, ce pour quoi ils n'étaient pas préparés. Idéalement, l'ordre du jour aurait dû être communiqué aux participants, afin que chacun puisse proposer ses propres idées.
9. La technologie prolonge la plupart des réunions
La plupart des réunions de travail sont indûment prolongées par la nécessité de réparer le projecteur, de rechercher des informations sur le Web ou de demander à l'organisateur de recevoir un appel. Toutes ces choses ajoutent au temps total consacré aux réunions de travail.
10. La plupart des réunions de travail ont lieu à titre informatif: Les réunions de travail devraient être tenues à des fins décisionnelles. Lire des informations inutiles dans une présentation PowerPoint ou raconter l’histoire de l’entreprise ne fera que perdre du temps.