Prendre des notes de manière efficace lors de réunions de travail est une compétence qui prend du temps à maîtriser. Et si vous êtes un acteur du monde de l'entreprise ou du monde des affaires, vous devrez sans doute maîtriser cette compétence, car vous devrez assister à des réunions de travail où la prise de notes est très importante.
Même si vous avez une secrétaire ou une assistante qui prend des notes de réunion pour vous, elles ne seront pas là pour faire la même chose lorsque vous assisterez à une conférence d'affaires importante à l'étranger ou à une réunion impromptue avec un client ou un fournisseur en dehors du bureau.
Même si vous avez pris des notes pour votre usage personnel à plusieurs reprises, cela ne signifie pas que vous serez capable de prendre des notes de réunion professionnelle. En effet, prendre des notes lors de réunions de travail nécessite un ensemble de compétences différent. Par exemple, dans vos notes personnelles, vous êtes libre d’utiliser des abréviations et des raccourcis, voire des dessins que vous seul pouvez interpréter. Vos notes personnelles ne doivent pas suivre un modèle ou montrer aucune considération pour un autre lecteur. Et ils ne doivent pas être soignés, car ils ne sont destinés qu’à votre utilisation.
Toutefois, les notes de réunion d’affaires ont un objectif complètement différent car elles sont écrites pour des tiers et servent de documents historiques qui marquent les décisions et les actions prises ou discutées lors d’une réunion d’affaires. Si vous avez besoin de prendre des notes lors d'une réunion de travail; Les conseils suivants vous aideront à les prendre efficacement.
10 stratégies de prise de notes efficaces et conseils pour les réunions d’affaires
1. Utilisez un stylo et du papier
Vous voudrez peut-être faire valoir que nous sommes maintenant dans le monde des tablettes, des ordinateurs portables et des PDA. Mais la vérité est que l'utilisation du stylo et du papier est moins intrusive, cela facilite le contact visuel avec la personne qui parle. En plus de créer un mur entre vous et la personne qui parle, les appareils numériques donnent l'impression que vous travaillez sur quelque chose d'autre ou que vous discutez avec quelqu'un, même si vous ne l'êtes pas. Et il est encore plus facile de se laisser distraire en utilisant ces appareils.
2. Apprendre et utiliser le raccourci
Non, le raccourci n'est pas réservé aux secrétaires et aux journalistes. Cela reste pertinent pour prendre des notes lors de réunions de travail, surtout lorsque vous écoutez un orateur qui parle vite. Apprendre la sténographie n'est pas aussi difficile, pourrait-on penser. Il suffit de chercher sur le Web des ressources utiles et pertinentes et vous pourrez les maîtriser en quelques mois.
Si vous n'avez pas le temps d'apprendre le raccourci, vous pouvez formuler vos propres abréviations et mnémoniques que vous utiliserez pour prendre des notes de réunion. Vous êtes libre de représenter n'importe quoi comme vous le souhaitez; assurez-vous que cela a du sens pour vous.
3. Il suffit de souligner les points clés
Vous allez vous ennuyer avec la prise de notes si vous essayez de tout en bas. Lorsque vous prenez des notes lors d’une réunion de travail, écoutez tout, mais écrivez seulement les choses importantes et pertinentes. Cela va sans dire, mais vous n'avez pas à écrire une petite blague craquée pendant la réunion.
- Préparer un rapport écrit immédiatement après la réunion
Comme indiqué précédemment, une note commerciale sert de document historique et de référence, mais uniquement lorsqu'elle a été développée pour devenir un écrit complet. Vous ne pouvez certainement pas vous attendre à ce que la société conserve la feuille de texte grossièrement écrite sur laquelle vous avez gribouillé pendant la réunion. Vous devez préparer un rapport parfaitement écrit, plus présentable et plus compréhensible pour tout lecteur.
Essayez de préparer le rapport immédiatement après la réunion pendant que tout est encore frais dans votre esprit. Et même si vous n'êtes pas invité à soumettre un rapport formel, vous pouvez utiliser le document pour vos archives personnelles ou comme preuve en cas de conflit concernant la discussion.
- Ecoute avec soin
Une fois qu'une réunion d'affaires commence, votre double rôle d'écoute et de prise de notes commence. Bien qu'avoir à faire les deux ensemble soit difficile et apparemment irréaliste, si vous voulez être meilleur dans l'un, cela devrait être à l'écoute. Si vous êtes capable d'écouter tous les détails importants sans en oublier aucun, vous pouvez toujours inclure ce que vous avez manqué d'écrire ultérieurement.
- Connaître la différence entre différents types d'énoncés
Lors d'une réunion de travail, les participants utilisent différents types de déclarations lors de leurs discussions. Ceux-ci incluent des opinions, des faits, des questions, des suggestions, des suppositions, des questions, etc. Vous devez savoir comment comprendre chacun de ces types d’énoncés pour éviter toute confusion. Vous savez que le fait de signaler une suggestion peut être déroutant.
- Soyez bref et simple
Quelle que soit la manière dont vous écrivez ce qui se passe pendant une réunion, vous devez rendre votre rapport final suffisamment clair pour le bénéfice des autres. Pour ce faire, assurez-vous que votre langue est compréhensible et objective dans l’ensemble.
- Enregistrez tout sur la réunion
Lorsque vous prenez des notes lors d’une réunion de travail, n’oubliez pas d’ajouter tous les détails nécessaires sur la réunion; en dehors des discussions. Ceux-ci incluent le type de réunion ( planifiée ou d'urgence ), l'objet de la réunion, la date et l'heure de la réunion, le nom de la personne qui a convoqué ou présidé la réunion, le nom des personnes présentes et tout renseignement concernant la prochaine réunion. Ces détails rendent vos notes de réunion complètes. Vous ne voulez pas que les gens commencent à demander qui a dit quelle ou à quelle date a eu lieu la réunion.
9. Soyez exact: vous devez être absolument précis dans la présentation des détails d'une réunion de travail, car celle-ci deviendra un document officiel approuvé.
10. Relisez attentivement
Même si votre objectif est de fournir des informations précises sur une réunion de travail, il est également très important que votre note soit exempte d'erreurs typographiques, grammaticales et orthographiques. Si vos notes sont remplies de ces erreurs, votre crédibilité en tant que fournisseur d’informations fiable sera mise à mal.