Voulez-vous livrer les produits à temps et développer votre activité de restauration? Si OUI, voici 50 meilleurs trucs et astuces en matière de gestion des stocks de restaurant pour 2019.
La gestion d'un restaurant présente une pléthore de défis et l'un des plus importants est la gestion de l'inventaire du restaurant. La gestion des stocks est la gestion des stocks et des stocks. En tant qu'élément de la gestion de la chaîne logistique, la gestion des stocks comprend des aspects tels que le contrôle et la supervision des stocks commandés, le stockage des stocks et le contrôle de la quantité de produit à vendre.
Avec vos faibles marges, la maîtrise des coûts est la clé du succès et finalement de la rentabilité. La nourriture et la main-d'œuvre étant généralement votre dépense la plus importante, il est impératif de mettre en place un processus et une politique de gestion des stocks de restaurants pour votre entreprise.
Quelle est l'importance de faire l'inventaire dans un restaurant?
L’inventaire a pour objectif principal de mesurer la quantité d’articles que votre restaurant utilise au fil du temps, de la comparer à vos ventes et d’enquêter sur l’écart entre la valeur de production et les ventes. La gestion des stocks dans les restaurants est également très importante pour garder votre magasin en ordre et utile pour réduire le gaspillage d’ingrédients et de ressources.
L’importance de la gestion des stocks ne saurait être trop soulignée dans une entreprise de restauration. Votre plan d'inventaire des aliments maintient tout en place, organisé et connecté - et une simple surveillance peut entraîner un changement radical pour votre entreprise.
Garder une trace de votre inventaire de cuisine permet une planification et une prise de décision plus éclairées. Si vous ne suivez pas vos stocks de manière efficace, vos prévisions risquent d'être fausses, ce qui rendrait vos commandes de fournitures inexactes, ce qui vous ferait perdre beaucoup de temps, de ressources et d'argent.
Même si certains gestionnaires ne considèrent pas la gestion des stocks comme étant importante, c'est un peu grave. Statistiquement, 16% de votre nourriture se retrouve à la poubelle. 75% des employés déclarent avoir volé à leurs employeurs à un moment donné, ce qui représente 7% de vos revenus. Et les restaurants qui font régulièrement des inventaires peuvent augmenter leurs bénéfices de 24% par an.
Voici d'autres raisons de faire régulièrement l'inventaire des restaurants.
une. La gestion des stocks joue un rôle crucial dans tous les aspects de votre restaurant - des commandes d'approvisionnement que vous passez aux commandes des clients. Parce que cette partie du travail sera toujours là, consacrer du temps à comprendre comment faire l'inventaire et adopter un logiciel de gestion de l'inventaire est un investissement qui en vaut la peine.
b. Connaissez votre situation financière: mesurer la santé financière d'une entreprise de restauration va bien au-delà de savoir combien il en reste sur le compte bancaire. Ce chiffre ne vous dira pas combien de produits vous avez sous la main ni la somme d'argent que représentent ces biens d'occasion.
Grâce à un inventaire efficace, vous serez en mesure de calculer facilement les chiffres indispensables à la compréhension de la santé financière de votre entreprise… comme le coût des biens vendus. Comparé aux revenus, le coût des produits vendus vous donne un meilleur aperçu de vos marges bénéficiaires.
Vous pouvez utiliser ce formulaire simple:
- (Coût des marchandises vendues + coût de la main-d'œuvre) / total des ventes = coût préférentiel
- Si le nombre obtenu est supérieur à 60%… vous avez des problèmes.
c. Suivre l'utilisation attendue de l'inventaire: normalement, c'est la même quantité d'articles que celle utilisée dans le garde-manger, semaine après semaine. Donc, à moins qu'un événement spécial ne se produise, vous devrez déterminer pourquoi le nombre de fournitures utilisées dans le garde-manger a considérablement changé. Avec un inventaire régulier de restaurants, vous pourrez:
- Identifiez immédiatement les augmentations ou diminutions importantes de la consommation alimentaire
- Augmenter les commandes pour éviter une pénurie
- Diminuer les commandes pour éviter un surplus
ré. Diminution du gaspillage alimentaire: le gaspillage alimentaire a un impact sur le succès d'un restaurant ainsi que sur la société en général. Aux États-Unis seulement, environ 133 milliards de livres de nourriture ont été gaspillés en 2010 seulement. Et malgré des stratégies rigoureuses pour lutter contre cette tendance, le chiffre est resté relativement stagnant depuis. La vérité reste cependant que peu importe les efforts que vous déploierez, il restera des fournitures qui se détérioreront avant que vous puissiez les utiliser. Mais vous devez faire tout ce qui est en votre pouvoir pour réduire cette perte pour le bien-être de votre restaurant.
La première étape pour réduire les déchets consiste à identifier votre taux de déchets… ce que vous ne pouvez pas faire sans un inventaire fiable. Le taux moyen de déchets est de 3, 11% pour un restaurant à service complet. Si vous effectuez vos calculs et que vous découvrez que votre taux de gaspillage est supérieur à 3, 11%, vous gaspillez de la nourriture inutile et par conséquent vous perdez de l'argent.
e. Vol de combat: autant que vous voudriez faire confiance à vos employés, on ne peut nier qu'il existe une forte probabilité que vous engagiez un mauvais œuf qui tenterait de vous voler. Aux États-Unis, les entreprises perdent annuellement entre 40 et 400 milliards de dollars en raison du vol d’employés. Ce vol contribue à l'échec de 50% de toutes les entreprises.
En gardant un inventaire cohérent et en recherchant les irrégularités flagrantes, vous serez en mesure de réduire, voire d'attraper le vol. Rien n’encourage un voleur à savoir qu’il n’existe aucun système au sol pour vérifier ses actes. En prime, prendre et examiner votre inventaire de manière visible pourrait être le facteur dissuasif nécessaire pour que les employés ne collent rien dans leurs sacs avant la fin du quart de travail.
F. Prévenez les commandes excessives: comme mentionné précédemment, le gaspillage est un problème majeur pour de nombreuses entreprises de restauration. Certes, vous ne voulez pas que votre arrière-boutique soit vide. Mais vous ne voulez pas non plus que le contenu de votre arrière-boutique représente un pourcentage disproportionné du capital de votre restaurant. En effectuant des inventaires réguliers, vous serez en mesure de savoir combien d'épicerie vous avez besoin et, ainsi, d'éviter tout excès de commande.
Gardant cela à l'esprit, il est clair que la gestion des stocks est très importante pour le succès d'une entreprise de restauration. Connaître le bon moment pour réapprovisionner certains articles, combien acheter de tels articles, combien payer, quand vendre et à quel prix peuvent devenir des choix difficiles à faire sans la bonne information.
Compte tenu des coûts et des avantages importants associés aux stocks, les restaurants passent beaucoup de temps à chercher ce qui constitue le niveau optimal d'inventaire à maintenir à tout moment pour ne pas avoir trop ou pas assez de stock. à l'heure.
Voici 50 meilleurs trucs et astuces en matière de gestion des stocks dans les restaurants qui aideront votre entreprise.
50 meilleurs trucs et astuces en matière de gestion des stocks de restaurants pour 2019
- Commencez par vos articles critiques
Votre menu est une partie très critique de votre activité de restauration et constitue donc un bon point de départ pour la gestion de votre inventaire. Il y a probablement quelques articles qui se vendent le mieux dans votre menu (en particulier ceux qui ont une valeur élevée mais un coût faible), vous ne pouvez donc pas vous permettre de mal gérer l'inventaire requis pour ces articles. Vous devriez avoir le contrôle le plus «strict» sur vos objets critiques. Ces articles devraient être inventoriés à chaque quart de travail et au moins tous les jours.
2. Établissez une parité pour chaque article: Dans l'inventaire, «par» est le niveau auquel le stock est reconstitué. La définition de Par vous permet de garder suffisamment d’inventaire sous la main pour ne pas manquer de ce dont vous avez besoin. De nombreuses opérations fixent la parité au niveau des ventes quotidiennes plus les délais de livraison, afin de s'assurer que l'entreprise ne se passe jamais de ces éléments essentiels.
Le seul fait de savoir combien vous avez sous la main n'a de valeur que si vous liez ce nombre à votre production et à vos ventes. Assurez-vous d’ajouter le pair dans votre compte en main pour savoir quand et combien en commander. Cela vous aidera également à suivre le rythme de vos unités de vente.
3. Implémentez un processus de gestion des stocks de restaurants: prenez le temps de mettre en œuvre un processus et respectez-le! Déterminez le meilleur moment pour effectuer votre inventaire en fonction de votre processus de commande et de votre livraison. Assurez-vous de prendre le temps de faire l'inventaire ou de demander à vos responsables de le compléter. N'oubliez pas que plus votre menu est complexe et diversifié, plus il est important que l'inventaire soit complété fidèlement.
4. Utilisez le logiciel de comptabilité pour la gestion des stocks de restaurants: même si vous pouvez toujours compter avec un stylo et du papier, il est toujours essentiel que vous introduisiez ce logiciel dans un logiciel lié à vos ventes. Le secteur de la restauration est devenu trop complexe et les contraintes de temps sont trop serrées pour pouvoir suivre l’inventaire à l’aide d’un outil manuel comme un stylo et du papier. Investissez dans un bon logiciel et vous ne le regretterez pas.
Configurez un système de contrôle d'inventaire basé sur un logiciel. Même si vous ne faites que gérer un petit restaurant, vous aurez au moins quelques douzaines d'articles en stock, et les grandes opérations pourraient facilement en avoir plusieurs centaines. La fonctionnalité de calcul automatique constitue un réel avantage pour un système d’inventaire à base logicielle. Grâce à ce logiciel, vous pouvez prédéfinir les commandes à déclencher à certains niveaux d’inventaire.
5. Procédez vous-même et faites un contrôle ponctuel: dès que vous avez établi un processus de gestion des stocks, assurez-vous d'être le premier à le terminer vous-même. Ensuite, lorsque votre équipe est chargée de la gestion des stocks, vérifiez le processus à des intervalles qui vous conviennent le mieux, que ce soit une fois par mois ou une fois par trimestre. N'oubliez pas que votre inventaire correspond à vos ventes qui ne figurent pas encore dans le registre. Veillez donc à surveiller ce qui se trouve à l'arrière de la maison.
Si vous le gérez correctement, vous devriez avoir juste assez d’inventaire pour pouvoir tout préparer sur le menu, mais pas trop pour que les produits commencent à se gâter. Cela peut également vous empêcher, vous ou votre personnel, de ne pas être "tentés" par les "bonnes affaires" en cours chez vos fournisseurs - vérifiez votre inventaire et votre utilisation avant d'acheter cette "aubaine".
6. Formez votre personnel à l'inventaire: confier le presse-papier ou le logiciel d'inventaire à n'importe quel employé et le renvoyer à l'entrepôt est une recette pour le désastre. La gestion des stocks ne peut pas être entièrement gérée par une seule personne - en particulier dans les restaurants d’entreprise ou les entreprises ayant plusieurs sites. Les gestionnaires et les chefs d'équipe doivent fournir des rapports d'inventaire détaillés à chaque fois qu'ils avertissent l'équipe et l'informent de toute panne ou problème majeur.
Cette responsabilité incombe également à vos chefs de cuisine et à votre personnel auxiliaire, qui devraient prendre des notes sur les renversements, les erreurs et les aliments pourris chaque fois qu'ils les rencontrent. Il peut être difficile d’enseigner à votre personnel comment devenir un expert en inventaire ou des mathématiciens spécialisés, mais c’est plus facile si vous incorporez un système d’inventaire facile à utiliser pour vos employés.
Pour assurer une cohérence et une fiabilité des stocks maximales, vous devez disposer de deux à trois preneurs d’inventaire dédiés dans votre équipe. Choisissez parmi vos employés les plus minutieux et «promouvez-les» en tant que preneur d'inventaire.
Une fois vos sélections effectuées, prenez le temps de les former à la gestion des stocks. À partir de là, choisissez une sélection de vos experts internes, en réception de commandes et en stock pour vous assurer que les processus mis en place fonctionnent comme il se doit.
Une fois que votre groupe bien formé est opérationnel, affinez davantage le processus. Répartissez les différentes tâches liées aux stocks entre les membres clés de votre personnel. Attribuez aux membres de l'équipe les tâches suivantes liées à l'inventaire:
- Organiser la réserve
- Recevoir des commandes
- Compter l'inventaire
- Faire des recherches de prix
- Calculer le coût des biens vendus
- Envoyer des rapports financiers
En affectant ces tâches, vous venez de créer votre propre liste de personnes à contacter lorsque vous avez besoin d'une question sur l'inventaire.
7. Suivi quotidien de vos ventes: même s'il ne s'agit que d'un examen quotidien de cinq minutes conduisant à une analyse approfondie hebdomadaire de vos données, la meilleure pratique consiste à effectuer un suivi quotidien des ventes des restaurants. Lorsque vous vérifiez les ventes tous les jours au lieu d'hebdomadaires, toutes les deux semaines ou tous les mois, vous restez en phase avec les modifications immédiates de votre restaurant afin de pouvoir ajuster rapidement et en temps voulu la planification de l'inventaire de votre restaurant et vos livraisons de provisions.
Par exemple, si vous envisagez de supprimer un élément saisonnier de votre menu, vous pouvez facilement voir quand il disparaît progressivement aux yeux de vos clients au lieu de le supprimer de votre menu trop tôt ou trop tôt.
Certes, le suivi des ventes et l'analyse des données peuvent être assez difficiles si vous ne disposez pas de la technologie adéquate. Au lieu de tout calculer vous-même manuellement à partir d'une feuille d'inventaire ou de hausser les épaules et de deviner intuitivement, assurez-vous de pouvoir accéder aux données directement à partir de votre système de point de vente. De cette façon, vous pouvez détecter les écarts et essayer de déterminer la source de la perte.
8. Effectuez un inventaire «au cas où»: votre restaurant devrait conserver une réserve supplémentaire de provisions qui tendent à aller vite. En cas d'urgence, vous pouvez utiliser ces dispositions supplémentaires pour exécuter les commandes et satisfaire les clients. Veillez simplement à utiliser régulièrement cet inventaire «au cas où» pour qu'il ne soit pas endommagé au moment de l'utiliser.
9. Commencez par le commencement: partez de zéro et ne construisez pas sur ce qui est déjà sur le sol. Que vous soyez le nouveau propriétaire, le directeur général ou le responsable de la cuisine d'un restaurant, vous devez vérifier votre inventaire afin de savoir où vous en êtes.
Effectuez vous-même ce décompte initial, même si vous envisagez de déléguer la responsabilité du contrôle des stocks. Rien de tel que de voir ce que vous avez sur vos tablettes et dans votre glacière comme connaissances de base pour gérer un restaurant et superviser le contrôle des stocks.
10. Établissez les politiques de l'entreprise pour le contrôle des stocks : assurez-vous que des registres d'inventaire précis sont conservés et qu'au moins une partie est spécifiquement responsable de la gestion des stocks. De nos jours, de nombreux restaurants effectuent leurs inventaires quotidiennement, voire presque en temps réel, et presque tous au moins une fois par semaine.
11. Configurez votre procédure de gestion des stocks de manière à impliquer deux personnes si possible : non seulement deux paires d'yeux réduisent les risques d'oubli, lors de l'inventaire, mais c'est également une bonne mesure générale de sécurité et de protection contre les pertes. Le jumelage réduit les erreurs et la tentation de manipuler des résultats ou des objets en poche.
12. Gardez une trace de votre utilisation: confirmez l'utilisation prévue et étudiez les écarts importants. Les restaurants peuvent suivre le nombre exact de chaque élément du menu vendu chaque jour et ont donc également une assez bonne idée des ingrédients utilisés et de la manière dont ils devraient être reflétés dans les stocks. Toutefois, les écarts d’inventaire font partie du secteur de la restauration.
Parfois, un employé détruit accidentellement un gros lot de nourriture ou est gâché par une annulation de banquet ou une autre demande attendue qui ne se concrétise pas. Des écarts importants par rapport à l'utilisation prévue pourraient toutefois constituer un vol et devraient faire l'objet d'une enquête.
Si vous gérez des stocks pour un restaurant plus grand, envisagez un système de contrôle d’inventaire à balayage optique par codes à barres ou par radiofréquence. Ces systèmes automatisent davantage le processus de contrôle des stocks et permettent beaucoup plus facilement à la direction de suivre l'utilisation et d'enquêter sur les pertes.
13. Préparez votre point de vente pour suivre votre inventaire: vous devez d'abord entrer chaque ingrédient qui entre dans votre nourriture. Vous pouvez vendre des cheeseburgers et des milkshakes, mais vous achetez du bœuf, du fromage, des glaces et du lait (entre autres). Définissez les niveaux minimums de chaque ingrédient et associez-les à vos fournisseurs.
Lorsque le stock devient faible, le point de vente peut vous en avertir et même générer un bon de commande pour réapprovisionner les fournitures, prêt à être signé. L'ajout de tous les éléments de menu vient en second lieu, car ils seront basés sur des recettes utilisant vos ingrédients. En procédant ainsi, votre point de vente peut automatiquement mettre à jour la quantité de tous les ingrédients dans le repas que vous vendez.
14. Préparez votre personnel (ou vous-même) à la routine d'inventaire: Même si tout le monde devrait au moins être informé des procédures et des attentes, vous devez vous assurer qu'une ou deux personnes en sont responsables, comme indiqué précédemment.
Pour des résultats encore meilleurs, assurez-vous que deux personnes ne sont pas vous. Dans tous les cas, celui qui manipule un inventaire aujourd'hui devrait également être celui qui le manipule demain et le lendemain. Le besoin de cohérence s'étend également au personnel: avec le temps, la tâche ira plus vite et se déroulera mieux si c'est la même équipe qui la gère à chaque fois.
15. Faites le point sur votre environnement: Maintenant que tout est prêt à être compté au point de vente, vous devez tout d'abord les compter vous-même. Peu importe si vous avez compté la veille. Vous commencez un nouveau régime ici, et il est préférable de recommencer à zéro. Vous serez en mesure d'exécuter le stock depuis votre point de vente.
Comptez tout ce qui peut être compté. Pesez tout ce qui doit être pesé. Mettez à jour toutes les quantités et enregistrez les modifications. Ensuite, et cela est vraiment important, demandez à quelqu'un d'autre de le faire à nouveau. Lorsque tous vos chiffres concordent, vous savez que vous avez terminé.
16. Créez un calendrier pour les stocks manuels, puis suivez-le: L'idée d'un stock quotidien, manuel peut sembler une perte de temps si vous avez un point de vente mettant à jour automatiquement l'inventaire à chaque vente, mais les ventes Ne dites pas la situation dans son ensemble avec l'inventaire.
Les liquides renversés, les feuilles vertes se fanent, la viande peut se gâter et les repas peuvent être retournés par les clients. Il est important de vérifier les ingrédients et de vérifier si la réalité est conforme aux attentes. Lorsque vous respectez votre calendrier, vous aurez des semaines, puis des mois, puis des années de données à analyser et à analyser.
17 Pour ce qui est des stocks manuels, la qualité des articles périssables doit être vérifiée quotidiennement. Vous pouvez donc tout aussi bien les compter pendant votre séjour. Les articles non périssables doivent être comptés une ou deux fois par semaine, en fonction de la rapidité avec laquelle vous les parcourez. Vous devriez toujours le faire lorsque vous êtes fermé et de préférence avant de l'ouvrir.
L'important est de respecter le calendrier, comme si votre entreprise en dépendait. Vous ne pouvez pas différer, et ce n'est pas comme si vous pouviez le faire deux fois le lendemain pour compenser. Plus vous fournissez à votre point de vente des données régulières et fiables, meilleure sera votre compréhension de vos achats et de votre utilisation.
18. Enregistrez le gaspillage (et pourquoi cela se produit): comme mentionné précédemment, le gaspillage peut et doit arriver de temps en temps, quel que soit le degré d'efficacité avec lequel vous essayez de le réduire. Cependant, chaque fois que de la nourriture est déduite de votre inventaire, vous devez en connaître la raison. La plupart du temps, cette raison est trouvée dans les rapports de vente. Mais quand les aliments ne sont pas vendus et sont tout de même retirés du marché? Vous devez le savoir aussi.
Au fur et à mesure que votre stock prend manuellement, ne jetez pas simplement les ingrédients périmés et mettez à jour votre inventaire. Notez les déchets et ajoutez la raison. La même chose devrait être faite quand quelque chose se renverse ou lorsqu'un client renvoie quelque chose. Un excellent suivi des stocks ne consiste pas simplement à savoir ce que vous avez sous la main. Lorsque vous savez ce que vous avez gaspillé, vous pouvez mettre des indices sur ces pertes et en comprendre l'impact. Lorsque vous savez pourquoi vous avez gaspillé, vous pouvez prendre des mesures pour éviter que cela ne se reproduise.
19. Assurez-vous que les stocks sont à jour avant de prendre les livraisons: chaque fois que vous savez que vous allez prendre les livraisons, assurez-vous de partir d'un nombre fraîchement vérifié. Cela évite toute confusion lors de l'ajout d'un nouveau stock à ce qui est déjà sur les tablettes.
20. Créer des sections: votre espace de stockage est-il divisé? Avez-vous un espace pour les pâtes, les légumes, les fruits et les condiments? Si vous mélangez vos produits et vos produits secs, la gestion des stocks sera un peu plus difficile.
Le découpage de votre espace de stockage rend non seulement l'inventaire moins encombrant, mais facilite également l'instruction du personnel pour qu'il obtienne quelque chose dans la réserve. Au lieu d’envoyer vos employés à une chasse au trésor, une section clairement définie pour chaque élément facilite le processus de récupération des éléments.
21. Regroupez les objets similaires: Compter les boîtes de tasses est plus facile que de compter les tablettes ou les tasses individuelles, non? Mais pour un travailleur occupé qui a besoin d’une coupe de jus de 16 onces (et qui ne songe pas à la vérification de son inventaire à venir plus tard dans la semaine), ouvrir une nouvelle boîte au lieu de chercher une boîte déjà ouverte semble être l’option la plus rapide. Rappelez au personnel qu’il est essentiel d’utiliser d’abord les paquets ouverts pour accélérer le processus d’inventaire. Et n'oubliez pas de leur dire que cela leur facilite la tâche à la fin aussi.
Vous vous retrouverez probablement avec deux boîtes ouvertes de temps en temps, mais si votre personnel comprend l’importance du processus, il réfléchira à deux fois avant de s’immiscer dans une nouvelle boîte.
22. Prenez l'habitude: un processus étape par étape augmente la fiabilité des stocks et améliore la cohérence entre les différents preneurs d'inventaire. Votre processus doit indiquer en détail où l’inventaire doit commencer et s’arrêter. Et ce qui fonctionne pour un restaurant ne fonctionnera pas pour tous. Décidez quel style vous correspond le mieux. Les options que vous pouvez utiliser incluent:
- Travailler dans le sens des aiguilles d'une montre et se déplacer dans la pièce, en commençant par la porte à 12 heures
- Compter d'avant en arrière et de haut en bas
- Compter d'abord le refroidisseur, puis passer au stockage à sec
Vous découvrirez que si vous développez un système, votre travail sera plus facile à effectuer. Une fois que votre processus est terminé, vous pouvez voir en un coup d'œil à quel point les employés se trouvent dans le processus d'inventaire simplement en accédant à l'espace de stockage.
23. Incentivize: Faites déjà tout ce qui précède et votre inventaire est toujours au mieux douteux? Fatigué de réprimander la personne qui a mal compté ou qui a été mal rangée? Si vous ne l'êtes pas, il l'est probablement. Au lieu de cela, essayez d'utiliser le renforcement positif. Récompensez vos preneurs d'inventaire les plus fiables et les plus cohérents.
L’incitation ne doit pas toujours être exprimée en dollars et en cents. Donnez à votre preneur d’inventaire un nouveau chandail uniforme ou offrez aux employés une heure de congé payé. Vous constaterez probablement une augmentation de votre enthousiasme et de la fiabilité de vos stocks.
24. Ne pas ignorer l'inventaire inutilisé: votre entrepôt et votre garde-manger doivent être des endroits dynamiques. Lorsqu'elles ne le sont pas, les stocks non utilisés sont inactifs… occupent de l'espace… vous coûtent de l'argent. Alors, quoi que tu fasses, ne l'ignore pas. Faire l'inventaire vous donne un avantage sérieux - la possibilité de faire quelque chose avec des objets que vous avez trop.
Disons que vous commandez 2 sacs de sel par semaine comme sur des roulettes. Au lieu de passer la commande à l'aveuglette uniquement pour qu'elle s'empile dans la réserve, examinez votre inventaire, ajustez votre commande et conservez davantage d'argent. Lorsque vous constatez un surplus d'approvisionnement, coupez cet article de votre prochaine commande… et conservez-le jusqu'à ce que vous ayez épuisé la majeure partie de votre stock.
25. Ne pas permettre le gaspillage alimentaire : le gaspillage alimentaire se produit. Mais l’un des principaux avantages de la prise d’inventaire est que vous pouvez voir combien vous gaspillez. Vous avez alors la possibilité de réduire les déchets dans votre restaurant. Permettez à vos employés de mettre en vedette des ingrédients en surplus dans les plats du jour. Ils peuvent jouer un rôle actif dans la prévention du gaspillage alimentaire lié aux commandes excessives en vendant des spécialités. Si vous vous êtes trouvé un cas supplémentaire de cuisses de grenouilles, imaginez un apéritif avec des cuisses de grenouilles à offrir à vos convives.
Au lieu d’imprimer des menus spéciaux, demandez à vos serveurs de présenter verbalement le message spécial aux clients affamés. Vous ne ferez pas seulement bon usage des aliments autrement gaspillés… Vous rappellerez également à vos employés à quel point le restaurant risque de perdre du surplus de commandes.
26. Ne pas estimer les quantités: beaucoup de temps, les personnes qui se sentent «expérimentées» finissent par faire des estimations au lieu de réellement compter. Par exemple, ils peuvent dire "cela ressemble à environ 3 douzaines d'oeufs", sans ouvrir réellement les cartons.
C'est totalement inacceptable. Un inventaire estimé n’est d'aucune utilité pour un gérant et pour le restaurant en général. Si vous utilisez une feuille de calcul Excel ou une méthode de comptage manuel du papier… vous devez compter chaque élément à chaque fois.
Si vous disposez de la technologie idéale, de votre côté, vous pouvez vous lancer avec plus de confiance dans les suppositions calculées, minimiser les risques de faux comptes et disposer des chiffres financiers dont vous avez besoin.
27. Ne manquez pas d'enquêter sur le vol: même si vous n'êtes peut-être pas un Sherlock Holmes, si votre inventaire suggère qu'un employé (ou peut-être deux) vole, vous devez agir. Malheureusement, près de 43% des pertes dans le commerce de détail (y compris le secteur des services de restauration) sont imputables au vol d’employés.
Et de manière choquante, 75% de tous les employés déclarent avoir volé chez un employeur à un moment donné. Alors, comment savoir si un employé vole? Surveillez les écarts entre le coût des produits vendus et les quantités en main. S'il y a une différence, cela ne signifie pas nécessairement que quelqu'un vole… vos chefs peuvent tout simplement être trop lourds avec un ingrédient.
Mais cela devrait déclencher une enquête supplémentaire… S'agit-il d'un gaspillage alimentaire ou d'un vol? Bien sûr, si les articles qui manquent à l'appel sont toujours vos meilleures bouteilles de vin ou même vos meilleures coupes de viande, vous avez probablement un cas de vol d'employé sur vos mains.
Le fait est que même le meilleur employé n'est pas à l'abri de la tentation. Si vous avez formé vos employés à l’importance de l’inventaire, vous constaterez peut-être un avantage supplémentaire: Montrez à vos employés que le fait de conserver un inventaire précis est un bon moyen de conserver leur emploi.
28. Amenez le personnel à acheter de la gestion des stocks: vous savez à quel point votre inventaire est important… mais vos employés le savent-ils? Si votre personnel ne comprend pas à quel point les stocks sont critiques pour la santé de votre restaurant, ils ne consacreront peut-être pas beaucoup d'efforts à s'assurer que tout est bien fait.
Prenez le temps de former vos employés à l'importance de l'inventaire et à la pratique. Vos employés doivent savoir qu’avoir des chiffres précis peut améliorer votre résultat net. Et cela influe directement sur le succès du restaurant et leur sécurité d'emploi.
29. Planifiez-le régulièrement: quand faites-vous l'inventaire? Si votre réponse est pendant votre temps d'indisponibilité, cela ne suffit pas. Pour vous assurer que l'inventaire se produit réellement, programmez un temps cohérent pour le prendre chaque semaine. Le fait de respecter un calendrier régulier améliore la fiabilité de vos chiffres d'inventaire. Parce que vous le prenez au même moment de la semaine chaque semaine, vous devriez voir une cohérence entre les chiffres. Programmez l'inventaire pour le temps calme entre le déjeuner et le dîner afin de rendre le processus aussi simple que possible.
30. Inventaire complet Pré-livraison et après une grosse livraison : si votre entrepôt a l'air désorganisé, vous êtes loin d'être le seul. Même si vous avez une place pour tout, et que tout est à sa place, le jour de la livraison sera mouvementé. Si vous recevez vos livraisons le jeudi, effectuez l’inventaire le mercredi. Vos inventeurs apprécieront ce geste attentionné.
31. Effectuer des vérifications ponctuelles : Vous ne pouvez pas compter chaque élément chaque jour. Mais vous pouvez en choisir quelques-uns pour vérifier de temps en temps. Sélectionnez 4 articles particulièrement coûteux chaque semaine… ou quelques articles sur lesquels vous semblez constamment être à court… et stockez ces produits quotidiennement pendant une semaine. Les vérifications ponctuelles sont particulièrement utiles dans les situations où vous pensez déjà que certains articles sont manquants.
Les informations que vous collectez vous donneront une meilleure idée du moment où les éléments manquants ont peut-être quitté la cuisine. Lorsque vous effectuez des vérifications ponctuelles, vous devez essayer d’être imprévisible, afin que votre personnel ne puisse pas deviner le groupe d’articles que vous souhaitez inventorier.
32. Lock It Up : Traitez votre inventaire comme vous faites votre argent. En effet, cela représente des dollars et des cents. Protégez la sécurité de votre inventaire en le gardant sous clé. Avec votre inventaire dans un endroit sécurisé, vous pouvez être assuré que vos données ne sont pas altérées et que vos chiffres sont aussi fiables qu’ils ne l’étaient le jour où vous les avez obtenus.
Que gardes-tu sous clef? Les articles qui vous intéressent le plus. Si votre personnel vous voit prendre des mesures pour assurer la sécurité de votre inventaire, il saura à quel point vous vous en souciez… ce qui peut les inciter à s’intéresser un peu plus aussi.
33. N'achetez pas trop : L'un des moyens les plus simples de garder votre restaurant en bonne santé est de limiter votre inventaire. Mais combien est suffisant? Cette question préoccupe les restaurateurs depuis des années. Vous ne voulez pas attacher tout votre argent en inventaire ou risquer de perdre beaucoup d'argent à cause de la détérioration. Mais vous ne voulez pas non plus manquer de vos protéines les plus populaires ou de vos produits les plus populaires. Il est conseillé de conserver votre inventaire à 1, 5 fois le coût hebdomadaire des produits vendus.
34. Automatisez votre inventaire: il n’ya aucun moyen de le contourner… vous devriez automatiser votre processus d’inventaire. Vous n'avez pas le temps pour des feuilles de suivi papier ou des feuilles de calcul manuelles… surtout lorsque les 5 dernières années ont produit des applications de restauration faciles à utiliser et abordables.
Bien sûr, il y a beaucoup de façons de faire un inventaire. Mais il y a quelques vérités universelles à considérer pour décider quelle méthode est la meilleure. Les feuilles de calcul sont loin d'être bonnes dans cet âge moderne. Il n'y a vraiment pas d'autre moyen de le dire.
De la saisie manuelle fastidieuse à la création d'une formule fastidieuse, les méthodes d'inventaire basées sur des feuilles de calcul regorgent de tâches pour lesquelles vous n'avez tout simplement pas le temps. Les applications vous rendront la vie beaucoup plus facile et il y a un avantage financier. En automatisant votre prise d'inventaire, vous pouvez le faire plus rapidement… vous pouvez le faire avec plus de précision… et vous pouvez rendre la tâche assez simple pour que tout le monde puisse le faire.
Faites vous-même et votre entreprise une faveur solide, utilisez une application ou un logiciel spécialement conçu pour prendre votre inventaire. Le gain de temps, la simplicité, la facilité de préparation des rapports… toutes ces fonctionnalités vous feront vous demander pourquoi vous avez attendu si longtemps. Le restaurateur moderne n'a pas à faire cavalier seul en matière d'inventaire. Vous pouvez augmenter l'efficacité et la précision de votre inventaire en utilisant le processus et la technologie appropriés.
35. Développez un système et entraînez tout votre personnel : pour que le processus de restauration devienne un processus permanent dans votre établissement, formez-y tout votre personnel. Oui, il est peu probable que vous ayez besoin de l’ensemble de votre personnel à chaque vérification de votre inventaire, mais l’idée est que, si nécessaire, tout le monde puisse intervenir pour vous aider. Les articles spécifiques à l'inventaire varient d'un restaurant à l'autre, mais formez votre personnel selon les conditions universelles de gestion des stocks suivantes:
- Assis : c'est la quantité de produit (ou de dollars) que vous avez actuellement en interne. Quelles que soient les augmentations que vous utilisez, qu’elles soient des mesures ou des montants, assurez-vous que vous êtes cohérent partout.
- Épuisement : Il s’agit de la quantité de produit (ou de dollars) que vous avez utilisée au cours d’une période donnée. Définissez vos fenêtres sur des incréments quotidiens, hebdomadaires ou mensuels et calculez à l'aide des données de vente de votre système de point de vente.
- Utilisation : Il s’agit du montant de l’inventaire assis (ou de la valeur en dollars) divisé par l’épuisement moyen, dans une fenêtre donnée. Donc, si vous avez 4 gallons de sauce dans votre inventaire assis et que votre taux d'épuisement est d'un gallon par semaine, l'utilisation de la sauce est de 4 semaines.
- Variance : Il s’agit essentiellement de la différence entre votre utilisation théorique (généralement «calculée» par votre PDV) et votre utilisation réelle. Donc, si vous enregistrez l'utilisation du bœuf à 100 dollars par semaine et que votre point de vente «prévoit» 90 dollars, votre écart est de 90 dollars (théorique) - 100 dollars (réel) = -10 dollars ou -10%.
- Rendement : Il s'agit du pourcentage d'un produit réellement comptabilisé dans les ventes par rapport au montant théorique qui, selon le point de vente, aurait dû être utilisé. Calculez le rendement en prenant votre utilisation théorique et en divisant par le réel. Dans le dernier exemple: L'utilisation théorique est de 90 $ et l'utilisation réelle de 100 $ ou 90 $ (théorique) / 100 $ (réelle) = 0, 90 $ ou 90%
36. Gérer l'inventaire régulièrement et de manière cohérente: faire l' inventaire n'est pas une corvée, alors ne le traitez pas, c'est comme ça! Les données que vous collectez grâce à vos efforts de gestion des stocks détermineront votre menu et, en définitive, la stratégie future de l'ensemble de votre restaurant. Dans tout ce que vous faites: soyez proactif, régulier et n'attendez pas d'être presque à court de réponses.
Prenez toujours votre inventaire à peu près au même moment de la journée et à peu près au même moment de la semaine. Si vous ne le faites pas, de légères incohérences le dissiperont entre les sessions. Si vous passez un mois à faire l'inventaire le matin, le lendemain, vous constaterez des incohérences dans les données. Réaliser l'inventaire à la même heure semaine après semaine garantit que vos données sont aussi précises et fiables que possible.
37. Adoptez une mentalité FIFO : le premier entré, le premier sorti. Il n’a aucun sens d’utiliser de nouveaux éléments pour cuisiner quand il reste encore des lots. Le FIFO suggère que vous utilisiez d'abord les aliments les plus anciens de votre inventaire, en vous assurant que rien ne va mal.
Ces quatre lettres constituent la norme de référence pour la gestion de l'inventaire de tous les restaurants et vous permettent d'économiser sur votre inventaire assis. Pour utiliser une stratégie FIFO efficace, étiquetez tous vos aliments avec la date à laquelle vous les avez reçus et la date à laquelle ils expirent. Utilisez les aliments qui expireront le plus tôt possible avant les autres aliments et restez vigilant quant à ce qui risque de s'épuiser.
38. Faites l'inventaire après la fermeture ou avant l'ouverture du restaurant: Vous ne pouvez pas faire un inventaire précis lorsque les produits sont vendus. Quel que soit le moment que vous choisissez, respectez-le. Si vous faites toujours l'inventaire le mardi, mais que vous le faites parfois la nuit et parfois le matin, il y aura des fluctuations dans les résultats d'une semaine à l'autre.
39. Nettoyez et organisez vos stocks avant de faire l'inventaire: jetez les articles périmés, déplacez les articles similaires sur la même étagère et, en général, rangez-les.
- Si vous utilisez des balances pour peser les stocks et mesurer les portions, calibrez-les chaque semaine.
- Normalisez votre coût unitaire. Le prix de nombreux articles (comme le boeuf haché) change de semaine en semaine. Utilisez le dernier prix payé en tant que norme. C'est le plus facile à trouver et à retenir
40. Gestion des matières premières: La gestion intelligente des stocks est essentielle pour éviter le gaspillage. Utilisez ces points pour vous assurer que votre stock est utilisé efficacement.
- Essayez d'adopter une approche de stockage minimal pour votre inventaire de restaurant, en particulier dans le cas des denrées périssables.
- En outre, commander uniquement lorsque cela est nécessaire aide à éviter le gaspillage.
41. Gestion des recettes et établissement des coûts : La standardisation et la gestion des recettes sont essentielles à la gestion adéquate des stocks, car elles permettent de réduire les coûts des aliments. Dans une recette standard, la quantité de chaque ingrédient à utiliser est spécifiée; Par conséquent, le système de gestion des stocks peut facilement déterminer le nombre de jours de stock restant. L'utilisation aléatoire d'ingrédients entraîne un déséquilibre du stock et le dessèche rapidement.
Introduisez vos recettes dans le logiciel POS pour évaluer l'utilisation des matières premières en ce qui concerne les ventes. Cela conduit à un moindre chapardage au restaurant. Pour les grandes chaînes, il est utile de garantir le goût des plats car les recettes seront les mêmes pour tous les points de vente. Vous pouvez également obtenir une estimation du coût de la préparation d'un plat à l'aide de la fonction de calcul du coût de la recette.
Il vous suffit de renseigner la recette avec la portion de chaque ingrédient, et le système de gestion des stocks du restaurant vous indique le coût des aliments pour ce plat. Cela vous aide en outre à décider du prix de vente de ce produit. Idéalement, le coût de la nourriture devrait représenter 30% du prix du menu ou du prix de vente.
42. Gestion de la durée de vie: La gestion de la durée de vie fait partie intégrante de la gestion des stocks des restaurants. Chaque article de l'inventaire a une durée de vie spécifiée. Certains articles comme le riz peuvent durer des années, alors que d'autres, comme les légumes, peuvent se gâter très rapidement.
Par conséquent, la gestion de la durée de vie des denrées périssables est essentielle. Pour chacun des objets de l'inventaire, vous pouvez spécifier la durée pendant laquelle ils peuvent être conservés puis utilisés avant d'être gâchés. Si, en raison de la lenteur des ventes ou d'une autre raison, les articles n'ont pas été utilisés pendant cette période, vous serez averti qu'ils se sont gâtés et ne doivent pas être utilisés pour préparer des plats.
43. Rapports et analyses : Les rapports et les analyses constituent un autre aspect important de la gestion des stocks de restaurants qui facilite les opérations de restaurant. Les rapports de vente et l’utilisation des matières premières aident à prévoir et à créer des plans futurs. Les rapports de profits et pertes sont générés en fonction de la vente de stock et de la consommation. Cette fonctionnalité vous aide également à:
- Analyser les tendances des stocks - Vous pouvez analyser les tendances des stocks pour prendre des décisions éclairées, telles que le choix du menu. Des rapports détaillés basés sur la consommation de chaque stock donnent un aperçu du type d'ingrédient le plus populaire et devant être utilisé davantage dans les recettes.
- Gardez une trace des stocks et maintenez la précision - Une liste précise des fournitures disponibles vous permet de garder une trace de l'utilisation quotidienne et hebdomadaire
- Ajustez vos prévisions. Des prévisions précises sont essentielles. Vos calculs de ventes projetés doivent être basés sur des facteurs tels que les chiffres de ventes historiques.
44. Utiliser un logiciel de gestion des stocks en nuage : recherchez un logiciel avec analyse des ventes en temps réel. Recherchez un logiciel directement connecté à votre point de vente afin que vos niveaux de stock soient automatiquement ajustés à chaque vente. Recevez chaque jour des courriels d’alerte sur le stock afin de toujours savoir quels articles sont à la baisse ou en rupture de stock afin de pouvoir en commander davantage à temps.
45. Lier le contrôle de la qualité à la gestion des stocks: les employés devraient disposer de listes de contrôle et / ou de systèmes informatiques pouvant les aider à suivre les procédures appropriées lors du contrôle des marchandises qu'ils reçoivent. Toutes les marchandises doivent être examinées pour rechercher des signes de dommages, y compris des fuites, des déchirures ou des sceaux brisés; divergences dans les descriptions - les couleurs, les styles et les tailles des produits doivent être identiques aux commandes d'achat; et les prix et les conditions de vente. Si la qualité du produit est inférieure à celle convenue, l'article doit être retourné au fournisseur. Cette mesure évite également une augmentation inutile des stocks.
46. Revoyez votre stock de sécurité: les directeurs de restaurant peuvent parfois s’interroger sur la quantité de stock à laquelle leur garde-manger ne doit pas tomber. La réponse simple est zéro. Les stocks de sécurité ne sont utiles que s'ils sont utilisés. L’ensemble du stock de sécurité est de se protéger contre les variations attendues de la demande et de l’offre.
Si vous n'utilisez jamais votre stock de sécurité, vous en avez trop. En moyenne, vous devriez être en dessous du niveau du stock de sécurité la moitié du temps lorsque le réapprovisionnement est disponible, et au-dessus de l'autre moitié. Si ce n'est pas le cas, vous devez réexaminer les produits que vous conservez dans chaque emplacement pour tirer le meilleur parti de votre budget d'inventaire.
47. Planifiez votre espace de stockage: Chaque centimètre carré du garde-manger doit être planifié pour optimiser l'espace de stockage. Il s’agit de l’une des meilleures pratiques de gestion des stocks pouvant être mise en œuvre sans trop de frais. L'espace doit être organisé de manière à permettre un transport rapide et sans heurts des marchandises. Il doit également y avoir suffisamment d’espace pour que les gens se déplacent.
Enfin, vous devriez être obsédé par vos données. Si vous suivez toutes ces étapes, vous constaterez que vous maîtrisez votre activité comme jamais auparavant. Vous pourrez comparer votre utilisation avec vos prévisions et ajuster votre achat en conséquence.
Vous saurez ce qui entre, ce qui est en train de disparaître, ce qui a été gaspillé, qui l'a gaspillé, la liste est longue. Lorsque vous êtes obsédé par vos données en temps réel, vous avez une meilleure idée du fonctionnement de votre entreprise, de ce qu’il vous en coûte et des moyens d’économiser de l’argent.
En fait, l'ensemble de l'exercice d'inventaire vous rapproche de votre entreprise. Le flux des stocks de la porte de livraison à l'arrière jusqu'à l'estomac de vos clients deviendra une image claire et vous serez armé des données pour le conserver. Avoir un bon logiciel aide, mais vous devez vous y engager. La nourriture dans votre cuisine est une source de revenus attendue, mais c'est aussi une dépense que vous avez déjà payée. Ne néglige pas ça.