Comment gérer une entreprise efficacement par téléphone / en ligne

Beaucoup de gens nourrissent leur rêve de créer leur entreprise à domicile. Mais peu de temps après avoir réalisé ce rêve, ils découvrent que gérer une entreprise efficacement à domicile n’est pas aussi rose qu’ils le pensaient. La plupart des entrepreneurs en herbe pensent à tort que la chose la plus importante est de créer une entreprise à domicile, alors ils ne planifient que pour cela. Considérant que la gestion efficace de l’entreprise est tout aussi importante que sa création.

Que vous envisagiez de lancer votre entreprise à domicile ou que vous ayez lancé la vôtre, mais que vous ne compreniez vraiment pas comment l'exécuter efficacement, ces quatre conseils vous aideront.

Comment gérer une entreprise efficacement à la maison / en ligne

1. Mettre en place un bureau à domicile propice

Votre première étape vers la gestion efficace de votre entreprise à domicile consiste à mettre en place un bon bureau à domicile. Votre bureau à domicile idéal est exempt de bruits et de distractions. Et il a tout ce dont vous avez besoin au même endroit. Vous ne voulez certainement pas que vos enfants vous crient dessus lorsque vous recevez un appel de votre client. Et vous ne voulez pas que votre ordinateur de bureau cesse de fonctionner soudainement, car votre animal a rongé l'un de ses câbles.

Plus important encore, votre bureau à domicile doit être organisé. Vous devriez avoir un bureau et une armoire pour conserver tous les documents liés aux affaires. Vous ne voulez pas perdre votre temps à chercher des papiers quand vous pourriez gagner de l'argent en travaillant. De plus, votre bureau à domicile doit être confortable. Il devrait être organisé de manière à ce que vous puissiez y rester des heures sans ressentir aucune gêne. Votre chaise doit être de type rembourré et tout le bureau doit être bien ventilé.

2. Horaire de travail

L'un des facteurs de motivation les plus courants pour le démarrage d'une entreprise à domicile est que vous pouvez choisir vos propres heures de travail. et la planification du moment où travailler est une autre étape importante pour être efficace. Vous devez définir un temps de travail et un temps pour d’autres engagements personnels.

Par exemple, si vous êtes une mère de deux enfants, vous avez besoin de temps pour vos enfants. Vous avez besoin de temps pour votre conjoint. Vous avez besoin de temps pour passer du temps avec vos amis et votre famille. Et vous avez besoin de temps pour autre chose.

Vous devez donc définir un nombre fixe d'heures de votre journée de travail tout en laissant suffisamment de temps pour d'autres tâches. Le montant de vos dépenses quotidiennes pour votre entreprise à domicile dépend du type d’entreprise que vous dirigez. Si vous êtes un pigiste dont le revenu mensuel est proportionnel au temps passé à travailler, il est probable que vous travaillerez plus longtemps que celui qui dirige une entreprise de conseil.

Maintenant, définir votre horaire de travail est une chose. S'en tenir à l'horaire en est un autre. Votre horaire de travail restera inutile si vous ne le respectez pas.

3. Déterminez sur quoi travailler

En tant que propriétaire d'entreprise à domicile, vous avez tout le contrôle de votre entreprise et vous êtes responsable de tout ce qui lui est réservé. Donc, en fixant vos heures de travail, vous devez décider de ce que vous allez faire à quelle heure. Ceci est particulièrement nécessaire pour ceux dont les affaires à la maison impliquent un éventail d'activités différentes.

Par exemple, si vous exploitez une entreprise en ligne, vous devrez consacrer du temps à la création de contenu, aux réseaux sociaux, au marketing, à la budgétisation, aux blogs, aux favoris, à la sous-traitance, etc. Toutefois, si votre entreprise à domicile ne comporte qu'un type d'activité, par exemple la saisie de données ou la conception graphique, vous pouvez ignorer cette étape.

La gestion de votre temps entre plusieurs activités peut être difficile si vous n'avez pas de plan ou de calendrier. Alors, respectez votre plan en travaillant sur chaque activité uniquement pendant le temps que vous lui fixez. Par exemple, si vous répondez aux e-mails de 9 à 10 heures le soir, tenez-vous-en à cela et n'empiétez pas sur l'heure définie pour une autre activité. L'autodiscipline est le terme clé ici!

4. Toujours avoir une liste de contrôle quotidienne

Même si votre entreprise à domicile implique de gérer les mêmes tâches tous les jours, vous devez conserver une liste de contrôle des tâches à effectuer. Cela vous aidera à vous assurer de ne rien manquer. Vous ne voulez pas vous rappeler que vous n’avez pas fait d’appel important à un client alors que vous êtes déjà couché.

Lorsque vous énumérez vos tâches au début de chaque journée, il est utile de les classer par ordre de priorité, de haut en bas. Même si vous ne pouvez pas tout faire sur votre liste, vous aurez d’abord effectué les tâches hautement prioritaires. Mais rappelez-vous, il n'y a pas de collègues à blâmer pour un travail inachevé. Vous êtes le seul impliqué!

Vous voyez, gérer efficacement votre entreprise à domicile consiste simplement à installer un bureau à domicile confortable, à planifier quand travailler et à s'y tenir, à planifier quoi faire à quelle heure et à s'y tenir, et à conserver une liste de contrôle de vos tâches quotidiennes.

Comment gérer une entreprise efficacement par téléphone

Dans le passé, les propriétaires d’entreprise étaient connus par une chose: ils travaillaient plus que leurs employés. Ils se lèvent la nuit pour vérifier les registres de l'entreprise afin de voir si tout va bien. Ils doivent se rendre assez tôt dans l'entreprise le matin pour «donner l'exemple». Ils doivent passer toute la journée à l’entreprise car ils doivent surveiller leurs employés. Et ils ne doivent pas quitter l'entreprise avant que tous les autres partent.

Il est intéressant de noter que, à cette époque, le succès d’une entreprise était attribué à la participation active du propriétaire et à son degré de bourreau de travail. À l’époque, rester à l’écart de votre entreprise était la recette de l’échec.

Mais maintenant les choses ont changé. Avec des smartphones presque parfaits à la rescousse, les chefs d'entreprise peuvent désormais rester à l'écart de leur entreprise tout en restant efficace depuis un lieu éloigné. Vous pouvez donc être en vacances dans un autre pays et avoir la certitude que vos affaires se déroulent sans heurts.

Pourquoi les smartphones sont-ils efficaces pour gérer une entreprise, même à distance? Premièrement, les téléphones intelligents sont omniprésents. Presque tout le monde (en particulier ceux qui ont un emploi ) en possède au moins un. Vous pouvez ainsi vous connecter facilement avec vos employés, fournisseurs, clients et tous les autres utilisateurs qui comptent pour votre entreprise, car ils possèdent tous un smartphone.

Deuxièmement, les smartphones sont extrêmement portables, ce qui signifie que vous et vos employés ou clients pouvez maintenir la communication à tout moment et de n’importe où. Le temps des lignes fixes est révolu, quand les clients doivent vérifier vos heures d'ouverture avant de passer un appel. À l'époque, tout appel entrant après la fermeture de la journée ou après votre départ du bureau restera sans réponse.

Troisièmement, les smartphones offrent un retour sur investissement ultime en ce qui concerne le matériel de technologie d'entreprise. À moins qu'une entreprise ne soit tenue de respecter une politique gouvernementale ou industrielle, elle n'est même pas obligée d'acheter un smartphone, car ses employés peuvent utiliser leur propre téléphone pour le travail. Les jours où il fallait embaucher un nouvel employé sont donc révolus.

La communication instantanée reste donc l’un des principaux avantages de l’introduction des téléphones mobiles dans les entreprises. La communication ne concerne pas uniquement les appels vocaux, et les téléphones mobiles le comprennent également. Cela explique pourquoi nous envoyons déjà des textos et des courriels à nos téléphones, ce qui fait que beaucoup d’entre nous ne téléphonent plus que rarement! Vous pouvez désormais organiser des réunions sur des appareils mobiles à l'aide de services tels que Skype et GoToMeeting. En fait, si vous n'utilisez pas de téléphone portable dans votre entreprise pour le moment, vous la désavantage énormément.

Nous en avons assez parlé de la possibilité de gérer votre entreprise efficacement par téléphone. Voyons maintenant comment vous pouvez vraiment utiliser les smartphones pour y parvenir.

une. Effectuez des appels lorsque cela est nécessaire: comme toujours, une communication fréquente et ciblée est l'outil le plus essentiel dont vous avez besoin pour que votre entreprise fonctionne efficacement. Vous pouvez appeler vos employés pour savoir si leur travail se passe sans heurts. Appelez vos clients si nécessaire. Et appelez vos fournisseurs chaque fois que vous avez besoin de plus de fournitures. De cette façon, vous pourrez vous assurer qu'il n'y a pas de problèmes avec votre entreprise.

b. Maximisez l'utilisation des smartphones-: L'exploitation d'une entreprise depuis un lieu distant est encore plus facile grâce aux tonnes d'applications pour smartphones qui imitent l'ambiance d'un bureau sans en mettre les pieds dans le mille.

Plutôt que de simplement faire des conférences téléphoniques, vous pouvez désormais passer des appels vidéo en face-à-face et organiser des réunions vidéo à l'aide d'outils tels que les hangouts Skype et Google+. Si votre entreprise traite beaucoup d’informations électroniques, vous pouvez mettre en place une sorte de système de partage de fichiers qui permet à vos employés de conserver les fichiers dans un endroit où tout le monde peut les évaluer. Dropbox est une application parfaite pour cela.

Parmi les autres applications pour smartphone permettant de gérer facilement votre entreprise à distance, citons Quickbooks pour les tâches de comptabilité, Desk.com pour le support client, Hootsuite pour la gestion des réseaux sociaux et Evernote pour la prise de notes et la création de signets.

c. Embauchez les bons employés: Si vous dirigez votre entreprise par téléphone, vous devez faire très attention lorsque vous embauchez vos employés. Vous avez besoin d'employés qui peuvent effectuer des tâches de manière excellente avec un minimum de supervision et qui sont sensibles à la communication. En outre, ils doivent être motivés et disposés à prendre des initiatives. Sans ces qualités, votre entreprise ne prospérera jamais sans votre présence physique.

Une fois que vous avez mis en place la bonne équipe, définissez simplement les règles relatives à la manière dont vous envisagez de gérer votre entreprise par téléphone et à la manière dont vous attendez de vos employés qu'ils répondent à vos appels et à vos instructions. Cela fait, vous êtes prêt à partir.


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