Comment mener une entrevue d'emploi pour un secrétaire / réceptionniste

Une secrétaire occupe une position très puissante dans toute organisation. Quand une personne entre dans votre entreprise pour la première fois, la première personne qu’elle verrait serait votre secrétaire ou votre réceptionniste et la manière dont elle serait traitée contribuerait énormément à former une impression de votre entreprise dans l’esprit des visiteurs.

Par conséquent, il n’est pas faux de dire que les secrétaires / réceptionnistes sont des donneurs d’image de votre entreprise. Ils doivent savoir s'habiller bien, bien parler et même bien parler; il doit également s'agir de personnes capables de conserver des informations confidentielles et d'être ponctuelles au travail tous les jours. Voici quelques points à surveiller lors des entretiens avec un poste de secrétaire ou de réceptionniste:

6 facteurs à surveiller lors des entretiens avec un secrétaire / réceptionniste

  • Niveau d'expérience -: Vous devez savoir à quel point la candidate sait être réceptionniste / secrétaire et si elle a déjà occupé ou non un poste similaire.
  • Compétences -: Une autre chose à surveiller est les compétences du candidat telles que la communication et la dactylographie.
  • Capacité à travailler avec des supérieurs -: Les réceptionnistes / secrétaires auraient principalement des cadres supérieurs avec lesquels ils devraient travailler. Vous voudriez savoir si cette personne peut bien travailler avec ses supérieurs.
  • Aptitudes à la communication entre bureaux -: Vous voudriez également déterminer si cette personne est capable de traiter avec les différentes personnalités qu'elle est susceptible de rencontrer tous les jours.
  • Ponctualité: toutes les autres personnes pourraient jouer à l'absentéisme mais pas à la réceptionniste. Le poste qu’elle occupe est tellement important qu’elle doit être au travail à tout moment et vous devez déterminer si cette personne est capable de s’engager dans cette voie.
  • Compétences à prises multiples: la charge de travail d’une secrétaire est généralement lourde. Elle doit taper, répondre aux appels, recevoir des invités et faire beaucoup de choses en même temps. La capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois est une compétence très importante que chaque secrétaire doit posséder.

Comment se préparer pour une entrevue avec une secrétaire ou une réceptionniste

  • Choisissez un endroit pour l'entrevue . L'emplacement doit être un endroit calme avec moins de distraction.
  • Décidez du moment de l'entretien . Combien de temps l'interview va durer.
  • Sélectionnez le panneau d'entrevue . Si vous avez un responsable du personnel, il devrait faire partie du panel d’entrevues. Vous devez également inclure certaines des personnes avec lesquelles la réceptionniste travaillerait au sein de l'organisation.
  • Imprimez une copie du curriculum vitae de chaque candidat et remettez -la aux membres du jury d'entrevue afin qu'ils puissent s'informer sur le candidat et connaître certaines des questions à poser avant l'entrevue.
  • Préparez vos questions à l'avance et décidez qui va poser chacune des questions.

Certaines des questions que vous devriez poser lors de l'entretien incluent:

35 questions que vous pouvez poser aux futurs secrétaires / réceptionnistes

  1. Avez-vous une expérience de la maintenance du calendrier et de la planification de réunions? Si oui, comment planifiez-vous une réunion?
  2. Quels sont les éléments à prendre en compte lors de la planification d'une réunion?
  3. Quel logiciel de gestion de calendrier connaissez-vous?
  4. Qu'est-ce qu'une information confidentielle?
  5. Si une information / un fichier est étiqueté comme confidentiel, comment le gérerez-vous?
  6. Dites-moi ce que vous savez sur les systèmes de classement.
  7. Comment gardez-vous des registres?
  8. Comment gérez-vous le classement par ordinateur?
  9. Qu'est-ce qu'une lettre formelle et informelle?
  10. Que feriez-vous dans une lettre officielle que vous n'auriez pas la peine d'avoir avec une lettre informelle?
  11. Avez-vous des échantillons de lettres officielles que vous avez écrites dans le passé?
  12. Quels sont les différents types de systèmes de communication d'entreprise?
  13. Quel logiciel ou application utilisez-vous pour vous assurer d'écrire correctement?
  14. Donnez à la secrétaire une lettre avec quelques erreurs et demandez-lui de la modifier dans quelques minutes.
  15. Quels défis rencontrez-vous lorsque vous essayez de fournir une communication écrite?
  16. Quelles mesures prenez-vous pour vous assurer que les fichiers sont faciles à trouver, surtout en votre absence?
  17. Pourquoi voulez-vous quitter votre emploi actuel?
  18. Quelles suggestions ou conseils d’amélioration avez-vous pour nous sur la base de nos procédures de secrétariat actuelles?
  19. Si vous aviez plusieurs priorités à traiter simultanément, comment choisir laquelle traiter en premier?
  20. Décrivez le multitâche?
  21. Pensez-vous que vous êtes capable de multi-tâches?
  22. Et si vous découvriez que votre charge de travail est un peu trop lourde, que feriez-vous?
  23. Comment feriez-vous face à des délais stricts?
  24. Parlez-moi d'un moment où vous avez dû faire face à un délai très strict dans un délai insuffisant.
  25. Quels types de logiciels et d'applications connaissez-vous très bien?
  26. Quelle est votre vitesse de frappe?
  27. Lors d'une réunion de direction, quelles sont les tâches qu'un secrétaire est censé faire?
  28. Comment gérez-vous les personnes difficiles au téléphone?
  29. Un visiteur ou un client a-t-il déjà été grossier avec vous? Si oui, comment vous sentiez-vous et comment l'avez-vous géré?
  30. Comment gérez-vous les clients en colère?
  31. Travaillez-vous très vite ou aimez-vous prendre votre temps pour ne pas commettre d'erreurs?
  32. Qu'est-ce que la relecture?
  33. Quelles sont les choses à surveiller lors de la relecture?
  34. Aimez-vous travailler avec d'autres personnes ou préférez-vous travailler seul?
  35. Quel est le montant minimum que vous pouvez prendre si on vous propose cet emploi?

Telles sont les questions de base que vous devriez poser aux candidats qui rencontrent pour un poste de secrétaire / réceptionniste. Vous pouvez également envisager d'aller plus loin en confiant au candidat des tâches pratiques, telles qu'écrire une lettre ou répondre à un appel téléphonique.

Vous devez également observer la façon dont la candidate s'habille et se compresse; les secrétaires sont censées être bien habillées, polies et avoir un bon comportement en tout temps. Etant donné que la personne manipulerait également de nombreuses informations confidentielles, vous souhaiterez peut-être examiner le contexte du candidat et demander des références afin que vous puissiez être du côté sûr.


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