Comment prévenir les travailleurs fantômes dans votre entreprise de construction

Vous dirigez une entreprise de construction et vous voulez protéger les employés des fantômes? Si vous avez répondu «Oui», voici 20 astuces qui vous aideront à prévenir les travailleurs fantômes de la construction.

Qu'est-ce qu'un travailleur fantôme?

Les travailleurs fantômes sont simplement des employés qui reçoivent régulièrement leur salaire d’une entreprise mais qui ne travaillent pas pour ladite entreprise.

Les régimes d’employés Ghost sont perpétrés par des employés salariés qui créent de fausses identités avec un faux numéro de sécurité sociale, adresse, numéro de téléphone, etc., ou qui continuent à verser des paiements à des employés qui ont quitté l’entreprise et à les transférer à eux-mêmes. Quelle que soit la forme que prend un employé fantôme, il ne s’agit que d’un stratagème voleur pour voler de l’argent à une entreprise.

Un employé fantôme peut également être une personne réelle, telle qu'un membre de la famille, qui ne travaille pas pour l'entreprise, mais qui perçoit le salaire et le partage avec le fraudeur ou conserve le paiement complet pour lui-même.

Le phénomène des travailleurs fantômes est bien réel dans le secteur de la construction, qui emploie généralement beaucoup de personnes en tout temps. En raison du nombre important de sous-traitants, de personnel à temps plein et ponctuel à payer en tout temps dans l'industrie de la construction, il est généralement difficile de suivre leurs paiements. Il a été observé que les travailleurs fantômes sont plus répandus dans les grandes entreprises que les plus petites où ils peuvent être facilement détectés.

Le phénomène des travailleurs fantômes est l’une des fraudes les plus courantes que l’on puisse trouver dans le secteur de la construction. Cette méthode de fraude peut se manifester de nombreuses façons, notamment:

  • Gestionnaire de la paie mécontent - Si une entreprise de construction a un responsable de la paie mécontent qui pense mériter une rémunération supplémentaire, il lui serait assez facile de modifier les registres de paie pour créer un nouvel employé fictif et recouvrer son chèque. pour eux-mêmes. Cela est particulièrement vrai si le responsable de la paie dispose d'un accès illimité et non surveillé au système de paie.
  • Fraude impliquant plusieurs employés - C’est une autre façon dont la fraude des travailleurs fantômes peut se manifester dans une entreprise de construction. Avec un processus de paie plus complexe, ou si l'employé n'a pas d'accès direct au système de paie, plusieurs employés pourraient conspirer pour frauder le système, puis se séparer de l'argent qu'ils détournent. En général, un employé joue un rôle dans la vérification et l’autorisation de la paie afin de pouvoir signer les feuilles de temps falsifiées.
  • Compensation famille / ami - Un employé peut créer un enregistrement dans le système de paie pour un membre de la famille ou un ami afin qu'il reçoive un chèque de paie de la société. Dans ce cas, l'employé effectif peut ou non recevoir une part de ce salaire.

Les régimes d'employés Ghost peuvent aller de la simple saisie de données (en particulier si un faux employé reçoit un salaire) à la manipulation complexe de fausses feuilles de temps et à la redirection des paiements. Si vous ne surveillez pas de près la masse salariale de votre entreprise de construction, ce type de fraude peut souvent passer inaperçu pendant un certain temps et il suffit de saigner une entreprise de plusieurs millions de dollars.

Les drapeaux rouges qui peuvent évoquer des travailleurs fantômes dans votre entreprise de construction

une. Anomalies des informations sur les employés. Il y a quelques anomalies que vous pouvez remarquer dans votre entreprise de construction et qui vous indiqueront que vous avez un problème de travailleur fantôme. Si le numéro de sécurité sociale (SSN) d'un employé ne figure pas dans la liste ou si plusieurs employés ont le même numéro de sécurité sociale (SSN), il pointe alors sur un élément, à savoir une fraude. Encore une fois, s'il y a plusieurs changements d'adresse au cours d'une année, vous devriez être suspicieux.

b. Anomalies du registre de la paie pour les dépôts directs. Cela se produit lorsque le même numéro de compte bancaire est utilisé pour plusieurs employés, indiquant potentiellement que le chèque de paie d'un employé fantôme est en cours de dépôt sur le même compte qu'un autre employé utilise. C'est un autre drapeau rouge à noter. Plusieurs comptes bancaires pour le chèque de paie d'un employé pourraient potentiellement indiquer que le chèque de paye d'un employé fantôme est en train d'être divisé entre deux conspirateurs.

c. Anomalie de vérification de la paie. Si lors du paiement dans votre entreprise de construction et si plusieurs chèques sont émis à un employé au cours d'une période de paie ou si une image du chèque de paie montre qu'il a été endossé par une personne portant un nom différent de celui du bénéficiaire, vous risquez alors d'avoir un problème .

ré. Bonus ou anomalies d'augmentation de salaire. Si vous remarquez à tout moment qu'un employé reçoit un bonus différent de celui de la distribution de bonus typique de l'entreprise ou qu'un employé reçoit plusieurs augmentations de salaire au cours d'une année, alors il faut enquêter.

e. Tendances des congés des employés. Un employé n'a pas pris de congé payé ni de congé de maladie pendant une année complète, ou la personne qui traite la paie ne prend jamais de vacances. Les vacances forcées ou la rotation des tâches sont un contrôle efficace, a déclaré Wilder.

20 conseils sur la prévention des travailleurs fantômes dans votre entreprise de construction

En raison du grand nombre de variables qui influent sur la manière dont la fraude fantôme est commise, il n’existe aucun moyen infaillible de la prévenir ou d’attraper des employés en flagrant délit. Cependant, vous pouvez prendre certaines mesures pour réduire vos risques:

  1. Effectuer des audits des employés de Ghost

Dans la plupart des cas, les employés fantômes sont découverts grâce à des audits approfondis de vos registres de paie. Vous devriez avoir dans votre entreprise de construction une personne qui comparera régulièrement les relevés de paie avec les relevés de fiches de présence et les dossiers du personnel des employés pour rechercher les anomalies telles que faux employés, numéros de sécurité sociale en double, adresses en double ou comptes en banque dupliqués.

  1. Fonctions de paie distinctes

Une autre chose que vous devez faire dans votre entreprise de construction pour prévenir l’incidence de travailleurs fantômes est de vous assurer que différentes parties de votre processus de paie sont traitées par différentes personnes. Si une personne est chargée d'autoriser les chèques, assurez-vous que quelqu'un d'autre est responsable de la distribution de ces chèques. Si quelqu'un a le pouvoir de créer / supprimer des employés dans le système de paie, assurez-vous que quelqu'un d'autre vérifie les modifications.

  1. Évaluer les politiques de ressources humaines

Assurez-vous que votre personnel des ressources humaines et de la paie est parfaitement au courant de vos politiques en matière de ressources humaines, en particulier en ce qui concerne l'ajout et la suppression d'employés de votre liste d'employés. Cela contribuera à éviter que les informations des anciens employés ne soient utilisées pour la fraude des employés fantômes.

  1. Rendre votre paie plus difficile à falsifier

Si vos employés sont rémunérés en fonction de leur temps, assurez-vous de disposer de processus permettant de rendre difficile la falsification des enregistrements de temps. Idéalement, utilisez le suivi du temps automatisé lorsque les employés entrent et sortent. Pour une protection accrue, utilisez un système de suivi du temps avec une forme de vérification d’identité intégrée.

  1. Examiner les rapports de paie périodiquement

L’examen périodique des états de paie est une étape importante dans l’atténuation et la détection des fraudes, et ce n’est pas quelque chose que l’auditeur devrait faire une fois par an. Avoir à l'esprit un nombre de contrôle du nombre total d'employés de votre entreprise de construction constitue un bon point de départ pour cet examen.

À partir de là, cela peut être aussi simple que de parcourir les noms. Il convient de noter que, pour une séparation correcte, cet examen doit être effectué par une personne autre que celles qui peuvent ajouter de nouveaux employés ou mettre fin aux anciens.

Si votre masse salariale ne change pas fréquemment, comme dans le cas où le nombre d'employés change de manière normale, vérifiez que chaque fois que vous exécutez la paie, cela correspond à vos attentes. Examinez de près les résultats anormaux et sachez à quoi vous attendre lorsque vous exécutez des rapports.

  1. Utiliser des règles de décalage prédéfinies

Les règles de quarts prédéfinies limitent le laps de temps pendant lequel les travailleurs peuvent entrer et sortir du travail. S'ils tentent de le faire en dehors de la fenêtre temporelle prédéfinie, le système ne le leur permettra pas. Des règles peuvent être définies pour des individus, des départements ou la société dans son ensemble.

  1. Utiliser l'authentification de l'utilisateur

L'authentification de l'utilisateur élimine le poinçonnage des amis en obligeant les travailleurs à produire un identifiant unique lorsqu'ils entrent et sortent des quarts de travail. En fonction de la sophistication du système et de sa capacité d'intégration avec tout matériel, tel qu'un scanner, cet identifiant peut être un badge d'identification, une empreinte digitale ou même une photo du visage du travailleur.

En ce qui concerne le système de paie lui-même, demandez à votre fournisseur s'il dispose de fonctionnalités permettant de marquer automatiquement les entrées susceptibles de poser problème. Ces fonctionnalités sont assez courantes.

Vous devez également associer votre logiciel à des règles de présence rigoureuses. Par exemple, une meilleure pratique consiste à demander aux travailleurs qui manquent leur fenêtre approuvée de demander une entrée manuelle à leur responsable. Le responsable peut examiner les circonstances entourant la raison pour laquelle cet employé était en avance ou en retard et déterminer si l'entrée doit être autorisée ou non.

  1. Regardez dans les autorisations utilisateur de votre système

Vous devriez pouvoir limiter l'accès de chaque utilisateur uniquement en fonction de ses besoins. Les employés de base ne peuvent donc pas modifier leur taux de rémunération. Vous pouvez également être en mesure de limiter le moment où les taux de rémunération peuvent être modifiés, par exemple, après les évaluations de performances.

  1. Se débarrasser des chèques papier

Les chèques de paie physiques sont beaucoup plus faciles à falsifier et à voler que leurs homologues numériques, alors envisagez de choisir le mode de dépôt direct ou le mode de paiement par carte de paiement, si ce n'est déjà fait. Votre logiciel devrait vous permettre de changer facilement de mode de paiement.

  1. Créer des rapports d'exception

Le système de comptabilité doit être conçu avec des contrôles qui mettent des indicateurs rouges sur les résultats qui ne sont pas des paramètres normaux. Ceux-ci pourraient inclure:

  • Les ajouts ou suppressions dans les feuilles de paie doivent générer un rapport automatique au superviseur concerné.
  • Le paiement des heures supplémentaires ou de la rémunération au rendement qui dépasse les paramètres établis devrait générer un rapport d’exception.
  1. Attention aux employés sans déductions

Un bon moyen de détecter les employés fantômes dans votre entreprise de construction est de rechercher toute personne qui bénéficie de peu ou pas de retenues sur son salaire. L’auteur s’efforce rarement de créer un ensemble complet d’inscriptions aux avantages, d’autant plus qu’il réduira le montant qu’il peut voler à l’employeur.

  1. Distribution manuelle des chèques de paie

De temps en temps, vous devriez veiller à distribuer les chèques de paie manuellement dans votre entreprise de construction. En veillant à ce que les chèques soient distribués manuellement, votre entreprise a une meilleure possibilité de détecter les employés fantômes.

  1. Analyser des adresses ou des comptes de dépôt direct

Dans votre entreprise de construction, vous pouvez également analyser les adresses et les comptes de dépôt direct pour prévenir l’incidence de travailleurs fantômes. Lors de la révision des comptes et des adresses, votre organisation peut identifier des numéros de compte, des adresses ou des numéros de sécurité sociale en double pour plusieurs employés.

  1. Analyse des retenues sur les chèques de paie

Si des employés figurant sur votre liste de paie ne prélèvent pas d’impôt à la source ni d’autres retenues, ils pourraient être des employés fantômes. En analysant les dépôts directs, vous pouvez réduire le gaspillage de la masse salariale en éliminant les chèques de paie en papier et la possibilité d'altération, de falsification et de vol, bien que cela n'empêche pas le mauvais acheminement des dépôts vers des comptes non autorisés.

  1. Examiner les chèques de paie qui ont deux endossements

Bien que la plupart d'entre elles soient légitimes, deux signatures peuvent signaler la falsification de l'endossement d'un employé, que le voleur endosse et dépose également sur son propre compte.

  1. Méfiez-vous des variations budgétaires dans les charges de personnel

Des coûts de main-d'œuvre supérieurs aux prévisions budgétaires peuvent indiquer des employés fantômes. Vous devez donc vous méfier des variations imprévues de votre budget.

  1. Utiliser la séparation des fonctions

Dans votre entreprise de construction, vous devez vous assurer que de nombreuses fonctions de la paie ne sont pas confiées à une seule personne. S'assurer que les fonctions de préparation, de versement et de distribution de la paie sont séparées. Il devrait être appliqué de la manière suivante:

  • Personne ne devrait pouvoir ajouter un nouvel employé à la liste de paie, définir un salaire, entrer le temps et payer la personne.
  • Un rapprochement mensuel entre le livre de paie et la liste des employés des ressources humaines doit être effectué par une personne extérieure au service de la paie.
  • La personne autorisant un cycle de contrôle ne doit pas être autorisée à récupérer les chèques imprimés.
  • La fonction de comptabilité de la paie doit être indépendante de la fonction du grand livre.
  • Les TI ne devraient pas avoir accès aux programmes d’application des RH ou de la paie.

18. Exécutez périodiquement les numéros de sécurité sociale de tous les employés sur le site Web de l'Administration de la sécurité sociale, en particulier ceux occupant des postes sensibles, et effectuez un suivi en vérifiant les antécédents. E-verify ou le site Web de l'IRS sont d'autres sites Web permettant de vérifier l'identité des employés. Cela vous aiderait à savoir qui est qui.

19. Utilisez un système de paiement qui oblige les employés à s'identifier

Si cela implique l’utilisation d’un système de balayage électronique, vérifiez si les deux mêmes personnes passent systématiquement leur carte à peu près au même moment. Cela pourrait indiquer que quelqu'un passe le badge d'une deuxième personne sans que la deuxième personne ne se présente au travail.

  1. Examinez la cohérence des heures de travail des employés

Si les heures ne varient jamais, il pourrait s'agir d'un drapeau rouge signalant un employé fantôme, car le fraudeur veut s'assurer que personne ne la regarde ou ne dicte ce qui se passe.

Conclusion

Même si le fléau des travailleurs fantômes ne disparaîtra peut-être pas bientôt, l'application de quelques-unes des mesures énoncées ci-dessus vous permettrait de débarrasser votre entreprise de construction de la menace des travailleurs fantômes.


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