Comment s'organiser au travail quand on est débordé

Êtes-vous distrait ou dépassé par le travail et faites-vous le bazar? Si OUI, voici un guide pratique sur la façon de s'organiser au travail lorsque vous êtes débordé.

La question « comment vous organisez-vous au travail quand il y a tant à faire mais si peu de temps pour le faire? ”Est ​​assez populaire. Lorsque des urgences inattendues se présentent et que rien ne se passe comme prévu, il est facile de sombrer dans le sentiment profond d'être submergé.

Les gens passent beaucoup de temps sur leur lieu de travail et, par conséquent, un environnement de travail désorganisé aura des conséquences sur votre vie personnelle. En tant que tel, vous devrez porter une attention particulière à votre environnement de travail.

La plupart du temps, le personnel n’est pas accusé de ne pas être organisé au travail parce qu’on ne lui dit pas ou n’apprend pas à s’organiser. Il n'est pas rare de se présenter au travail et de se faire dire d'aller faire le nécessaire, de rester productif et d'être productif sans se faire dire comment s'y prendre.

Pour être plus organisé au travail, vous devrez organiser votre esprit, votre temps, votre espace de travail et bien sûr vos projets.

Comment s'organiser au travail quand on est débordé

  • Organiser son esprit

La première étape pour être plus organisé au travail et pour finalement éviter de se sentir dépassé consiste à organiser votre esprit en regardant en vous. L'être humain moyen a plus de 70 000 pensées par jour et si ces pensées ne sont pas bien organisées, il est inévitable de se sentir submergé.

Lorsque vous succomberez aux nombreuses pensées qui traversent votre tête, vous découvrirez que votre esprit va devenir désorganisé. Plus vous réfléchissez à ces pensées intrusives, plus vous leur donnez le pouvoir sur vous au niveau subconscient.

La plupart des pensées qui traversent notre esprit ne sont que des pensées et non la réalité. Cependant, lorsque vous vous trouvez à croire les propos pessimistes et distrayants de votre voix intérieure, il a la capacité non seulement de ralentir votre productivité, mais également de vous submerger. Voici quelques étapes que vous pouvez utiliser pour désencombrer votre esprit et rester sur la bonne voie, évitant ainsi d'être submergé.

je. Trouvez la quantité appropriée de défi dans ce que vous faites

Lorsque vous essayez d'accomplir une tâche au travail, il peut être facile de perdre la concentration et de succomber à des pensées intrusives, en particulier si la tâche que vous effectuez s'avère trop ardue ou trop compliquée. Il est vraiment important d’avoir un défi sain au travail - c’est une tâche qui n’est pas si compliquée qu’elle induit de l’anxiété ou trop simple pour susciter l’ennui. Lorsque vous choisissez la tâche qui vous convient le mieux, vous augmentez considérablement vos chances d’avoir un équilibre.

ii. Gardez vos émotions en échec

Même s'il n'est pas impossible de toujours contrôler la situation autour de nous tout le temps, il est toutefois très possible de contrôler notre réaction émotionnelle à leur égard. Vous devez d'abord accepter ce que vous ressentez et pourquoi vous le ressentez.

Cela fait, il vous sera plus facile de canaliser vos émotions pour produire le comportement que vous souhaitez. Associer des mots à ce que vous ressentez rend les émotions plus tangibles vous aidera à vous détendre et à découvrir ce qui se cache derrière vos émotions. N'essayez jamais d'ignorer vos émotions et poursuivez votre travail sans d'abord vous en occuper, car elles vous rongeraient et réduiraient ainsi votre productivité.

iii. Maintenir votre concentration

Perdre la concentration lorsque vous avez une tâche importante à accomplir peut être assez frustrant. Des recherches ont montré qu'il faut entre cinq et vingt minutes avant que les personnes commencent à se concentrer. Si vous pouvez vous forcer à rester sur la tâche quelles que soient les distractions que vous rencontrez pendant vingt minutes, il y a de fortes chances que vous puissiez maintenir votre concentration et maintenir un flux.

Essayez de vous débarrasser de toutes les formes de distractions possibles telles que les téléphones mobiles, les courriels, les médias sociaux, etc. Ensuite, essayez de vous en tenir à la tâche pendant au moins vingt minutes, même si vous ne faites pas grand chose pendant cette période. Il y a de fortes chances pour que vous vous sentiez plus concentré après.

iv. Prendre une pause

Le cerveau et le corps humains ne sont pas conçus pour supporter de longues périodes de travail. Bien que rester assis à un bureau pendant plus de 7 heures pour effectuer une tâche puisse sembler une bonne idée, cela peut être assez contre-productif. Des études ont montré que le cycle de travail le plus productif a tendance à être un travail ininterrompu de 52 minutes suivi d'une pause d'environ 17 minutes.

Même s’il peut ne pas être facile pour vous de suivre un horaire aussi strict, il ne faut pas trop insister sur le pouvoir de prendre des pauses dans le cadre d’une tâche. Une fois que vous avez pris la pause, vous devez reporter votre attention sur la tâche que vous faisiez auparavant.

Parfois, vous pourriez perdre la concentration que vous aviez avant de prendre la pause. Si cela se produit, vous devrez réorganiser votre pensée à nouveau. Organiser votre esprit pour faire l'expérience de la libre circulation et éviter d'être submergé peut être assez facile, mais cela nécessite une attention et une surveillance de soi.

Organiser son temps

une. Commencer en ayant la fin à l'esprit

Il est toujours important de savoir où vous allez et ce que vous souhaitez réaliser. Comprendre et énumérer les choses que vous devez assister avant la fin de la journée, de la semaine ou du mois vous aidera à avoir une idée de la clarté et du but recherché et vous aidera ainsi à vous sentir plus organisé.

La prochaine chose à faire est d’organiser les activités que vous avez organisées par ordre d’importance afin de pouvoir classer d’abord celles qui sont les plus urgentes et les plus importantes avant de passer aux tâches moins importantes et moins urgentes.

b. Blocage du temps

C'est l'acte de prendre du temps avec vous pour faire le travail le plus important. Tout comme la plupart des gens inscrivent un rendez-vous chez le médecin, il est également important de prévoir du temps pour faire le travail le plus important. Pendant cette période de blocage, il est important d'éviter toute forme de distraction.

Lorsque vous bloquez le temps, il est conseillé d'éteindre votre téléphone et de fermer votre courrier électronique. Pour empêcher vos collègues de vous interrompre, vous pouvez essayer de mettre des écouteurs dans votre oreille. Une fois que vous avez terminé avec le blocage du temps, rendez-vous à nouveau disponible. Cela aidera à informer les gens autour de vous lorsque vous n'avez pas besoin d'interruption.

c. Investissez dans la planification: de nombreux planificateurs peuvent être utilisés pour planifier leurs activités quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou annuelles . Ces planificateurs sont disponibles sous forme d'applications mobiles ou de bureau. Alternativement, vous pouvez également utiliser le bon vieux stylo et papier.

Organiser votre espace de travail

En réalité, il sera difficile d’organiser votre espace de travail à moins d’organiser d’abord votre esprit et votre temps. Des occasions d'affaires importantes peuvent être manquées ou se perdre lorsque de nombreux papiers se trouvent sur votre bureau. Voici quelques conseils pour organiser votre espace de travail.

1. Fossé les choses inutiles

Même si lâcher prise peut être un concept effrayant pour certains, il est vraiment nécessaire si vous souhaitez disposer d'un espace de travail efficace. Se débarrasser de ce dont vous n’avez pas besoin est toujours un pas dans la bonne direction. Lorsque vous vous débarrassez de l'encombrement de votre espace de travail, vous vous sentirez plus accueillant que restreint et accablant. Jeter ou donner des choses dont vous n'avez pas besoin à d'autres.

2. Gardez les choses importantes en vue

En plaçant stratégiquement des choses qui vous rendent heureux sur votre lieu de travail, vous améliorerez votre humeur tout au long de la journée de travail. Il pourrait s'agir d'une photo de vous et de vos amis, de votre famille ou d'une carte d'un être cher. Le fait d'avoir de telles choses autour de votre espace de travail peut faire ressortir tous les sentiments positifs que vous devez garder à l'esprit lorsque les choses semblent devenir incontrôlables.

3. Espace de travail électronique: votre espace de travail numérique, qu'il s'agisse d'une messagerie électronique, d'un système ou d'un système de remplissage en nuage, doit être organisé de manière intuitive. Il est conseillé de placer tous vos fichiers dans des dossiers bien étiquetés afin de gagner du temps lorsque vous devez les accéder.

4. Ayez une poubelle près de votre bureau: avoir une poubelle près de votre bureau où vous pourrez facilement vous débarrasser de papier et autres déchets peut vous aider à vous débarrasser des ordures qui auraient autrement encombré votre bureau.

5. Organisez votre bureau avant de rentrer chez vous

Une des méthodes qui vous permettra de bien commencer la journée consiste à organiser votre bureau à la fin de chaque journée de travail. À la fin de la journée de travail, votre bureau devrait être un peu plus encombré. Commencer votre journée avec un encombrement sur votre bureau peut être assez accablant, il est donc conseillé de nettoyer votre bureau avant de quitter votre travail tous les jours.

Organiser vos projets

je. Ne pas seulement avoir une liste de tâches à faire, mais prioriser

Il est naturel d’obtenir un sentiment de satisfaction lorsque vous rayez une tâche de votre liste de tâches. Mais vous devez toujours vous assurer que les tâches que vous omettez sont des tâches qui ont un impact important sur votre lieu de travail. Faire avancer les choses ne signifie pas toujours être efficace. Ne vous contentez pas des tâches faciles car vous pouvez facilement les cocher, mais faites ce qui doit être fait.

Demandez-vous: «Parmi toutes ces tâches, si je pouvais faire une seule chose qui faciliterait ou non toutes les autres choses, qui apporterait un effet de levier à mon entreprise ou à mon lieu de travail, apporterait les revenus et l'impact les plus élevés, de quoi s'agirait-il? Concentrez-vous sur le premier.

La raison pour laquelle les gens n’aiment pas faire cela est que cet élément important que vous avez choisi est peut-être le plus difficile à réaliser. Il n'est pas facile de cocher ou de se faire en 15 minutes. Cela peut prendre quelques heures d’attention concentrée pour le faire. Ne vous contentez pas de regarder ce que vous pouvez faire mais ce que vous devriez faire et supprimez-le en premier, vous pourrez alors passer à la tâche suivante de la liste.

ii. Définissez clairement les jalons: lorsque vous démarrez un projet, il est bon d’avoir des jalons qui non seulement vous mettront au défi, mais servent également d’indicateur de progrès. Ne regardez pas uniquement le projet dans son ensemble, mais examinez les différents éléments et procédez étape par étape.

iii. Multitâche

On dit aux femmes qu'elles sont douées pour le multitâche, mais la vérité demeure: quel que soit le sexe, le multitâche n'est pas utile, surtout si les tâches à accomplir sont importantes. Le multitâche implique de porter votre attention sur de nombreux projets, ce qui signifie que vous n'êtes pas entièrement concentré sur un seul.

Très bien, beaucoup de tâches seront lancées, mais beaucoup d’entre elles ne seront pas terminées à temps ni de manière efficace. Si vous voulez vraiment faire quelque chose, concentrez-vous sur tout cela car cela le fera beaucoup plus rapidement et produira un meilleur résultat.

En conclusion, videz votre esprit - assurez-vous que mentalement vous êtes fort et que vous êtes prêt à partir. Ensuite, vous devez vous assurer que votre temps est clair et organisé, ce qui est votre ressource la plus précieuse. Nettoyez ensuite physiquement et virtuellement votre espace de travail et allez encore plus loin pour organiser vos projets en suivant toutes les étapes décrites ci-dessus. Lorsque vous perfectionnerez ces choses, vous remarquerez que vous vous sentirez moins submergé et plus productif.


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