La plupart des entreprises qui grandissent par la suite ont commencé petit, tout comme Apple® et Microsoft®. Certains d'entre eux sont partis du garage et ils ont fini par devenir un nom connu dans le monde entier. La vérité est qu’au-delà d’une idée commerciale fantastique, l’engagement, la discipline, le dévouement et l’attention portée aux détails sont quelques-uns des attributs de base qui permettent à une petite entreprise de croître si grande.
Si vous êtes un entrepreneur qui exploite une petite entreprise ou si vous pratiquez la vente au détail, l'une des clés dont vous auriez besoin pour faire croître votre entreprise et devenir très rentable consiste à mettre en place un processus garantissant une gestion efficace des stocks. Le dicton «détail, c'est détail» décrit correctement le concept d’approche efficace de gestion des stocks pour les petites entreprises; il vous suffit de faire attention à tous les aspects de votre petite entreprise si vous souhaitez que celle-ci se développe.
L'importance de la gestion des stocks pour les propriétaires de petites entreprises
Rien ne renvoie un client à un concurrent comme un inventaire inadéquat. Dans le même temps, rien ne tue les flux de trésorerie et, éventuellement, la rentabilité, comme un excédent de stock.
En tant qu’homme d’affaires, vous devez conserver un inventaire équilibré pour éviter de perdre votre client et pour éviter de conserver un excédent d’inventaire. Par conséquent, vous devez disposer d’un système de gestion des stocks très solide. Voici certains des avantages importants de la gestion des stocks.
une. Prévention des ruptures de stock
Imaginez que l'épicerie la plus proche éloigne constamment de votre marque de céréales préférée, puis vous entendez parler d'un autre magasin situé non loin de là qui ne manque presque jamais de la même marque. Bien sûr, vous commenceriez à visiter le nouveau magasin pour mettre la main sur votre marque de céréales bien-aimée.
Et finalement, puisqu'il serait peu pratique pour vous de faire vos courses dans deux magasins différents, vous devrez choisir un magasin - et ce serait bien sûr le magasin qui a toujours ce dont vous avez besoin en stock. Malheureusement, l’épicerie la plus proche a perdu un client en raison de la mauvaise gestion de ses stocks.
Vous devez toujours vous efforcer de satisfaire les besoins de vos clients en veillant à ce qu'ils aient accès à vos produits à tout moment. La meilleure façon de le faire consiste à gérer correctement les stocks.
b. Éviter le surstock
Le surpeuplement est en soi un problème. Lorsque vous stockez trop d'un produit, il est possible que vous ne puissiez pas tous les vendre à temps et il est très probable que certains articles se détérioreront ou deviendront obsolètes, ce qui entraînera des pertes énormes pour votre entreprise.
c. Coûts de conservation réduits -: Les coûts de conservation des stocks sont étroitement liés à la taille des stocks. Si vous conservez juste la bonne quantité d'inventaire, vous n'aurez pas à dépenser excessivement en stockage, maintenance, dotation en personnel et tous les autres coûts de conservation.
ré. Réduction du vol et du vol
La réduction des vols est un autre problème lié à la gestion des stocks, qu’une bonne gestion des stocks aide à prévenir. Il y a toujours des employés ou des clients malhonnêtes qui essaient de «s'aider» avec certains des produits de l'entreprise. Avec une gestion et une surveillance appropriées des stocks, vous seriez en mesure de détecter et de contrôler facilement de telles situations.
e. Gestion du fonds de roulement
Vous avez besoin de fonds de roulement pour gérer tous les aspects de votre entreprise. Mais lorsque vous accumulez trop d'argent dans le stockage de marchandises, d'autres aspects de votre entreprise peuvent en souffrir car vous ne disposez pas de suffisamment de fonds pour mener à bien d'autres activités.
La gestion des stocks vous aide à conserver la quantité appropriée de stocks. Vos stocks ne seront pas trop tels que vous auriez à y couler trop de fonds de roulement. Et ce ne sera pas trop peu pour que votre fonds de roulement ne soit pas utilisé efficacement.
F. Matières premières adéquates
La gestion des stocks est encore plus importante pour les fabricants car à aucun moment vous ne pouvez manquer de matières premières. Si vous manquez de matières premières ou d'un ingrédient essentiel pour la production, cela pourrait entraîner des pertes conséquentes telles que la perte de salaire versée aux ouvriers, la perte de temps et autres pertes similaires. Les fabricants utilisent la gestion des stocks pour s'assurer que les quantités appropriées de matériel de production sont toujours disponibles.
g. Comptabilité précise des bénéfices
L'inventaire est un actif commercial en soi. Et lorsque vous préparez vos états financiers, vous devez indiquer la valeur exacte de votre inventaire actuel. Sans une gestion adéquate des stocks, vous obtiendriez au mieux un chiffre supposé ou même exagéré. Cela signifie également automatiquement des profits gonflés et des rapports financiers inexacts.
h. Re-commande
La gestion des stocks vous aide à savoir quand réapprovisionner des articles en rupture de stock. Cela vous aide également à éviter les retards dans le processus de réapprovisionnement. Parfois, lorsque vous commandez à nouveau des matériaux de production essentiels, le fournisseur met un certain temps avant de traiter votre commande et de vous la livrer. Avec une gestion des stocks appropriée, vous auriez déterminé le délai d'expiration de chaque fournisseur et seriez en mesure de passer une nouvelle commande au moment opportun.
je. Efficacité de l'entrepôt
Si vous avez un très grand entrepôt ou plusieurs entrepôts, il devient difficile de savoir quel entrepôt contient quels articles, ce qui entraîne des retards inutiles dans le processus de production. Avec une gestion des stocks adéquate, ces problèmes peuvent être éliminés ou réduits au minimum. Cela permet également de réduire considérablement les coûts d'entreposage.
j. Identification des problèmes potentiels
Une gestion des stocks appropriée facilite l'identification rapide des problèmes de production potentiels liés à la gestion des stocks et vous permet également de prendre des mesures rapides.
Bien que le suivi des stocks ne soit pas une tâche agréable, il constitue un aspect essentiel de la réussite d’une entreprise. Disposer d'un bon système de suivi de vos stocks et de vos ventes vous aidera à déterminer la marchandise en stock, ce que vous avez vendu, ce qui est encore en commande et le moment où vos commandes arriveront.
Avec un tel système, vous pouvez reconnaître rapidement les produits à vente rapide dont vous avez besoin pour réapprovisionner et les produits à vente lente que vous devez marquer ou promouvoir de manière plus agressive. En outre, le suivi régulier et efficace de votre inventaire peut vous aider à conserver un inventaire modéré, ni trop ni trop peu.
Le fait de disposer de stocks trop importants engendre des fonds qui pourraient autrement être utilisés pour les coûts de fonctionnement ou à d'autres fins plus importantes. D'autre part, le fait d'avoir trop peu de stocks vous fait perdre des revenus car vous n'avez pas assez de produits à vendre. Après avoir discuté de l’importance du suivi des stocks et des ventes, discutons maintenant de la façon de suivre les stocks et les ventes dans votre petite entreprise. Il existe de nombreuses façons de suivre votre inventaire. Toutes ces méthodes sont regroupées en deux catégories: manuelle et automatisée.
Deux façons de suivre votre inventaire et vos ventes
I. Méthode manuelle
Pour suivre votre inventaire à l’aide de la méthode manuelle, commencez par compter vos produits pour déterminer l’inventaire de départ. Ensuite, catégorisez d'abord votre inventaire par nom de produit, puis par d'autres attributs spécifiques des produits, tels que la couleur, la taille, l'utilisation, la date ou le style.
Par exemple, si vous avez des parfums en inventaire, vous voudrez les classer par nom, puis selon qu’ils soient pour hommes ou pour femmes ou les deux, puis par taille. Cela facilite le suivi de ce dont vous avez besoin et de ce que vous n'avez pas vendu. Après avoir trié les articles de votre inventaire en catégories, créez une feuille de calcul dans Microsoft Excel pour suivre votre inventaire et vos ventes.
Créez simplement une feuille de calcul pour chaque produit et indiquez le nombre d'inventaire initial pour ce produit. A partir de ce moment, ajustez le nombre d'inventaire initial si nécessaire. Autrement dit, soustrayez toutes les ventes de chaque produit de votre registre et ajoutez-y de nouveaux arrivants. Faites-le au moins une fois par semaine, en ajustant le total de l'inventaire si nécessaire.
Microsoft Excel suffira si vous avez moins de 10 articles différents dans votre inventaire. Toutefois, si vous avez plus de 10 articles dans votre inventaire, une meilleure option consiste à configurer une base de données d'inventaire dans Microsoft Access. Microsoft Access propose des modèles d'inventaire semi-automatisés, plus attrayants et plus faciles à utiliser. Et vous pouvez imprimer des rapports d'inventaire pratiques pour suivre les ventes, les ajouts aux stocks et les retours. Cependant, il n’est toujours pas aussi efficace qu’un système entièrement automatisé.
II. Méthode automatisée
Si vous exploitez une entreprise ayant plusieurs articles dans son inventaire (comme un magasin de détail), vous devrez utiliser un système automatisé, car la méthode manuelle de suivi des stocks et des ventes sera trop lourde, voire pas du tout exploitable.
Bien qu'il existe de nombreuses méthodes automatisées, la plus courante et la plus efficace consiste à intégrer un logiciel de gestion d'inventaire professionnel à un scanner de codes à barres et à un registre dans votre magasin. Chaque produit a un code à barres unique, qui est scanné à la caisse. Le code à barres contient le prix ainsi que d'autres informations pertinentes sur l'article.
Une fois que le lecteur de code à barres a détecté et enregistré un produit à vendre, il enregistre automatiquement la vente et déduit le nombre d'unités de cet article acheté du nombre total d'unités restant dans le magasin. Cela se fait en quelques secondes.
Une autre méthode implique l’utilisation d’une identification par radiofréquence, qui consiste à étiqueter chaque article de l’inventaire avec une étiquette en plastique contenant une micropuce programmable et une petite antenne. Les étiquettes contiennent des informations pertinentes sur chaque produit et peuvent être lues par un lecteur spécial tenu à la main.
Bien que cette option soit plus coûteuse que l’utilisation de codes à barres, elle présente de nombreux avantages. Les étiquettes peuvent être lues à distance. Une énorme pile d'éléments étiquetés peut être lue à la fois et les informations sur les étiquettes peuvent être mises à jour immédiatement au fur et à mesure que les éléments sont déplacés d'un point à un autre dans votre magasin. Et il est intéressant de noter que les étiquettes peuvent être paramétrées pour déclencher une alarme lorsque l’article quitte le magasin, empêchant ainsi le vol de marchandises étiquetées.
Donc, si vous vendez des articles très coûteux, tels que des bijoux, vous feriez mieux de choisir cette option. Même si vous suivez vos ventes et vos stocks avec un système automatisé, effectuez une vérification manuelle au moins une fois par an pour vous assurer que vous n'avez pas perdu certains articles de l'inventaire.
10 conseils efficaces de gestion des stocks pour les petites entreprises
La vérité est que, si vous ne gardez pas des registres appropriés de toutes les transactions de produits et services de votre entreprise, vous aurez probablement de la difficulté à faire des bénéfices et cela affectera sûrement votre budget. En fait, une mauvaise gestion des stocks est l'une des causes de la faillite d'une entreprise. Passons maintenant rapidement aux 10 conseils de gestion d’inventaire efficaces pour les petites entreprises:
1. Créer une feuille de calcul Excel spéciale pour la prise d'inventaire quotidienne
Pour garantir la gestion efficace des stocks de votre petite entreprise, vous devez en premier lieu créer une merde spéciale Excel afin de dresser un inventaire quotidien. Par exemple, si vous exploitez une entreprise familiale et que vous ne pouvez pas vous payer un logiciel personnalisé, vous pouvez imprimer une merde Excel et faire un inventaire manuel. un livre à couverture rigide peut même servir le même but.
2. Assurez-vous que tous les biens qui entrent dans votre entrepôt sont documentés par différents responsables
Un autre conseil qui vous garantira une gestion des stocks efficace pour votre petite entreprise est de veiller à ce que chaque marchandise qui entre dans votre entrepôt ou votre magasin soit documentée par un autre responsable. Le processus est simple: une fois qu'un camion arrive à votre entrepôt, son chauffeur présentera sa feuille de route à l'agent de sécurité à la porte d'embarquement, ce dernier confirmera et prendra son propre stock, puis le responsable de l'entrepôt. aussi devrait prendre son propre stock séparément de l'homme de sécurité.
4. Consultez les développeurs de logiciels pour développer un logiciel d'inventaire personnalisé pour votre entreprise.
Il existe un logiciel d'inventaire personnalisé qui assure une gestion efficace des stocks; cela vous aidera à créer des factures et à générer des reçus pour chaque transaction commerciale. La vérité est que la plupart des petites entreprises pourraient ne pas être en mesure de payer un développeur de logiciel pour l'aider à développer un logiciel personnalisé pour leur entreprise. Si vous pouvez vous permettre un logiciel personnalisé pour votre entreprise, n'hésitez pas.
4. Application obligatoire de la réception d'un reçu pour chaque transaction commerciale
Une autre astuce pour une gestion des stocks efficace pour les petites entreprises consiste à imposer l'émission d'un reçu pour chaque transaction commerciale. En fait, la réception électronique du reçu est ce qui est à la mode. Cela aidera votre entreprise à combler les lacunes qui peuvent nuire à votre activité.
5. Encourager l'utilisation de la machine de point de vente contre de l'argent
Si vous souhaitez mettre en place une structure de gestion des stocks efficace pour votre petite entreprise, vous devez encourager les transactions sans numéraire. L'utilisation de la machine au point de vente est un moyen efficace de minimiser la fraude dans les petites entreprises. Avec les machines POS, vous pouvez être assuré que vos vendeurs filles / garçons ne vous voleront pas votre argent.
6. Créez un système de base de données central:
Vous devez créer un système de base de données central, surtout si vous avez plusieurs points de vente. Un système de base de données centralisé facilitera le suivi en temps réel de toutes les transactions commerciales de votre entreprise. En fait, vous pouvez vous asseoir dans votre bureau ou chez vous pour surveiller le flux de votre entreprise une fois que vous avez un système de base de données centralisé.
7. Développez votre système de suivi personnalisé
Il existe différents systèmes de suivi que vous pouvez mettre en place pour appliquer une gestion efficace des stocks à votre petite entreprise. Vous pouvez vous asseoir avec votre équipe pour déterminer le meilleur système de suivi qui conviendra à votre entreprise. Mais si vous exploitez une entreprise de transport ou de taxi, vous pouvez installer un suivi de voiture sur tous vos camions et taxis. C'est le moyen le plus simple et le plus pratique de suivre les stocks pour une telle entreprise.
8. Créez un processus d’entreprise qui vous aidera à recevoir les commentaires de vos clients.
Un autre moyen de mettre en œuvre une gestion des stocks efficace pour votre petite entreprise consiste à créer un processus technique qui vous aidera à recevoir les commentaires de vos clients. Par exemple, dans certaines banques, chaque fois que vous déposez de l'argent, vous devez déposer une copie de votre caissier dans une boîte à l'intérieur de la banque et vous devez également saisir les détails de votre transaction dans un grand livre. Vous pouvez adopter ce modèle de suivi des stocks si cela convient à votre entreprise.
9. Informez vos fournisseurs et vendeurs du rapport que vous souhaitez d'eux
Une autre façon de garantir une gestion efficace des stocks pour votre petite entreprise consiste à contacter vos fournisseurs pour discuter de vos attentes en matière d’inventaire. Votre accord avec eux pourrait consister à pouvoir accéder aux détails de toutes les transactions effectuées avec eux tous les deux mois, tous les six mois ou même chaque année. C'est un moyen de comparer les enregistrements pour s'assurer que vous êtes sur la bonne voie.
10. Embauchez un consultant en inventaire pour vous aider à revoir votre structure d'inventaire de temps à autre
Enfin, pour mettre en place un style de gestion des stocks efficace pour votre petite entreprise, vous devez faire appel à un consultant en inventaire pour vous aider à examiner votre rapport et votre structure d'inventaire de temps à autre. Cette approche vous aidera à corriger les erreurs dans votre processus métier.
Voilà; les 10 conseils de gestion des stocks efficaces pour les petites entreprises.