Vous dirigez une entreprise de construction avec beaucoup de paperasse sur votre bureau? Si vous avez répondu «Oui», voici 10 astuces pour organiser votre bureau de manière à accroître la productivité.
Dans l’économie mondiale, le secteur de la construction est aujourd’hui l’un des domaines les plus en vue. Selon les données recueillies l'année précédente, environ 10 000 milliards de dollars ont été investis dans divers chantiers et projets de construction. En outre, environ 7% de la population mondiale travaille aujourd'hui dans le secteur de la construction.
Cependant, ce secteur n’est pas exempt de problèmes, l’un des principaux étant la productivité au bureau. C'est un problème auquel sont confrontées les petites et les grandes entreprises. Il a été postulé que si la productivité du secteur de la construction devait augmenter, l'industrie ajouterait 1, 6 billion de dollars.
Bien que la situation puisse sembler décourageante, elle n’est pas sans solution. Même de légères améliorations de la productivité peuvent avoir un impact important sur le secteur. Par conséquent, si vous développez un projet de construction ou si vous envisagez de le faire, tenez compte de ces conseils pour augmenter la productivité du site et des bureaux. Voici quelques conseils qui vous aideront à le faire.
10 astuces astucieuses pour organiser votre bureau de construction en vue d'une productivité accrue
1. Établissez une feuille de route bien définie: de nombreux projets de construction peuvent être menés rapidement et être organisés tout au long du processus peut être une tâche assez difficile. Cela peut présenter de nombreux problèmes et entraîner une réduction de la productivité.
C'est pourquoi il est très important qu'avant de commencer vos projets, vous établissiez une feuille de route qui détaillera la manière dont les choses vont se dérouler. Votre équipe devra très bien connaître cette feuille de route avant de commencer à la mettre en œuvre pour que tout se passe bien. Certes, ce processus initial peut être difficile et prendre beaucoup de temps, mais il est essentiel si vous voulez éviter les gaspillages inutiles et la mauvaise affectation des ressources.
2. Mieux communiquer: même avec une feuille de route bien pensée, tout le problème de la productivité ne disparaît pas. Une communication inadéquate est l’une des principales causes de la baisse de productivité dans l’industrie de la construction et peut avoir un impact négatif sur le résultat final. En tant que tel, vous devez vous assurer qu'il existe une communication transparente entre les travailleurs et les superviseurs.
3. Organisez votre site de construction: la plupart des sites de construction ont rarement l'air organisés, ce qui peut entraîner une faible productivité. En tant que tel, vous devez faire de votre mieux pour vous assurer que le site de votre projet est aussi bien rangé que possible. Cela aide à prévenir les accidents et les pertes ou dommages matériels. En outre, lorsque les personnes ne peuvent pas trouver leur matériel, elles devront perdre plus de temps à le chercher, ce qui réduira encore leur productivité.
4. Délégué: dans la plupart des équipes, il y a des personnes hautement qualifiées et intelligentes, alors qu'il peut aussi y en avoir d'autres qui ne sont pas aussi efficaces. Toutefois, cela ne signifie pas que vous devez imposer toutes les responsabilités aux employés qui, à votre avis, sont les plus efficaces. La bonne chose à faire serait d’attribuer des tâches en fonction des points forts des personnes. Pour obtenir des résultats rapides, il est essentiel de savoir comment déléguer intelligemment et de s’assurer que chacun fait ce qui lui convient le mieux.
5. Formez vos employés: les employés sont l'atout le plus précieux de toute entreprise. Par conséquent, si vous souhaitez que votre bureau atteigne un état de productivité optimale, vous devrez investir dans vos effectifs. Si vous souhaitez augmenter votre productivité, votre personnel doit savoir ce qu'il doit faire pour atteindre cet objectif. Les employés doivent être habitués aux dernières technologies et pouvoir enseigner à leurs équipes.
6. Appréciez les efforts de votre personnel et offrez votre reconnaissance: apprécier votre personnel hautement performant est un très bon moyen de motiver vos employés. Quand vous voyez qu'ils font les choses bien, vous devriez reconnaître leurs efforts et les présenter comme un exemple aux autres. Vous pouvez également offrir des récompenses et des prix périodiques. C'est la méthode la plus simple que vous pouvez utiliser pour garder vos employés motivés et augmenter votre productivité.
7. Utiliser un bon logiciel de gestion de la construction: de nos jours, il existe de nombreux outils qui permettent d'augmenter la productivité et qui n'étaient pas disponibles auparavant - les logiciels en sont un. Un bon logiciel de gestion de la construction peut vous aider à rester organisé et à libérer votre table de tout encombrement, vous permettant ainsi de vous concentrer sur ce qui compte le plus.
Le logiciel de gestion de la construction peut gérer la gestion des enchères, la facturation, les entrepreneurs, la gestion des documents, les rapports d’incidents, les pistes, les feuilles de temps, la planification des tâches, et bien plus encore. Il existe également de nombreux logiciels conçus pour traiter des tâches qui étaient généralement réalisées avec des papiers dans le passé. L’invention du stockage dans le cloud a grandement facilité la tâche.
8. Éliminez tout ce dont vous n’avez pas besoin: Selon l’état de votre bureau, le désencombrement inutile peut prendre quelques minutes, quelques heures, voire une journée entière. Cependant, ils doivent être éliminés pour faire de la place pour des choses plus importantes.
9. Veillez à ce que votre bureau ne soit pas encombré: votre bureau est l’un des espaces physiques les plus importants de votre bureau. De nombreuses personnes sont plus productives lorsque leur ordinateur de bureau est dégagé de tout encombrement, tandis que d'autres s'épanouissent dans un environnement désordonné.
Si vous êtes quelqu'un de très créatif et que vous préférez un environnement désordonné, vous devriez alors faire ce qui vous convient le mieux. Pour les moins inspirés parmi nous, un bureau propre et vierge est la meilleure option.
10. Obtenir une corbeille plus grande: cela peut sembler un conseil étrange mais il y a une raison à cela. Une grande partie du papier qui entre dans un bureau peut être supprimée ou numérisée au lieu d'être classée. Le classement de documents est l’une de ces tâches qui peut prendre beaucoup de temps et, en tant que tel, il n’est pas inhabituel que les gens le remettent à plus tard, ce qui entraîne un encombrement excessif.
Une grande poubelle est plus en évidence et en tant que telle, vous la verrez plus souvent. Lorsque du papier inutile entre dans votre espace de travail, vous êtes plus susceptible de le placer dans la corbeille plutôt que de le poser sur votre bureau. Avoir une poubelle plus grosse peut également empêcher vos déchets de déborder sur le sol. Cela peut être une source d'encombrement en soi, provoquant ainsi ce que vous vouliez empêcher en premier lieu.
En conclusion, même si vous souhaitez que votre bureau de construction connaisse une productivité accrue, vous ne devez pas vous fixer d'objectifs irréalistes. Vous devrez examiner les ressources dont vous disposez afin de déterminer les objectifs les plus réalistes. De plus, des objectifs irréalistes ont tendance à mettre trop de pression sur vos employés, ce qui crée du stress.