Peu importe combien vous avez dépensé pour assurer divers aspects de votre entreprise; vous avez toujours besoin d'un plan de continuité des activités.
Un plan de continuité des opérations facilite la gestion des sinistres et la remise en activité de votre entreprise en cas d’événement malheureux et imprévu. Avec un plan de continuité des opérations en place, vous ne perdrez pas beaucoup de potentiel en termes d’affaires, de clients et d’employés en cas de sinistre. Vous seriez capable de continuer vos affaires comme si rien ne s'était passé.
Un plan de continuité des opérations est l’une des formes d’assurance les moins chères pour une entreprise, car elle ne vous coûterait rien. Malheureusement, de nombreuses entreprises préfèrent transmettre cet aspect vital et ne s’inquiètent généralement pas jusqu’à ce qu’il soit trop tard. Pour élaborer votre propre plan de continuité des opérations, voici quelques éléments de la liste de contrôle à inclure.
Rédaction d'un plan de continuité des activités - exemple de modèle / liste de contrôle
1. Énumérer les buts et objectifs du plan
Tout d'abord, vous devez analyser clairement les raisons pour lesquelles vous avez créé le plan de continuité des activités, ainsi que les objectifs que vous souhaitez atteindre. Bien entendu, votre objectif principal pour la création du plan de continuité des activités est d’aider votre entreprise à rebondir le plus rapidement possible en cas de catastrophe. Vous devez l'indiquer dans le plan de continuité des activités (PCA), ainsi que la nature des catastrophes potentielles.
2. Personnel de remplacement
Ensuite, vous devriez dresser une liste du personnel qui sera chargé de la prise de décision ou qui assumera des fonctions importantes en cas de catastrophe. Certaines fonctions sont trop importantes pour être laissées vides pour une raison quelconque, le fait de les laisser vacantes peut entraîner des problèmes encore plus graves pour la pérennité de l'entreprise. Vous devez identifier ces postes et dresser une liste des personnes susceptibles de les pourvoir, avec leurs adresses de contact, adresses e-mail et numéro de téléphone, ainsi que toutes les autres informations de contact nécessaires.
3. Contacts externes
Outre les postes critiques internes, certains postes externes sont également très critiques, tels que les consultants en entreprise, les avocats et les comptables, les banquiers et les consultants en technologies de l'information. Généralement, ces personnes devraient jouer un rôle déterminant et aider le secteur à se redresser rapidement. Vous devez dresser une liste de ces personnes, ainsi que leurs adresses de contact, et l'inclure dans votre plan de continuité des activités.
4. équipement
Faites la même chose pour les équipements critiques. Existe-t-il des machines ou des équipements essentiels au fonctionnement de votre entreprise? Existe-t-il un logiciel spécial contenant des données commerciales importantes ? Vous devriez faire une liste de ces équipements et logiciels. Et s'il existe des sauvegardes hors site, celles-ci doivent également être incluses.
5. Documents commerciaux
Chaque entreprise possède des documents essentiels et des documents commerciaux, tels que ses documents de constitution, ses certificats fiscaux, ses coordonnées bancaires, ses contrats de location et ses informations relatives au personnel. En cas de sinistre, tel qu’un incendie ou une inondation, ces documents risquent d’être perdus, ce qui entraînerait de nouvelles complications pour l’entreprise. Comment comptez-vous gérer la perte de documents en cas de sinistre ? Vous devriez également inclure cela dans votre PCA.
6. Equipement d'urgence
Supposons qu'une société de production perd tout son équipement et ses machines vitaux, qu'elle utilise pour fabriquer ses produits. Bien sûr, la compagnie aurait assuré ces équipements et ces machines, mais la compagnie d’assurances ne vous paiera pas le jour même où vous déposez vos réclamations, n’est-ce pas? Laisseriez-vous alors vos consommateurs en suspens et autoriseriez-vous vos concurrents à prendre le relais tout en essayant de vous réunir à nouveau ? Vous devez mettre en place un plan d’équipement d’urgence pouvant être utilisé pour continuer à fonctionner jusqu’à ce que vous puissiez commencer à fonctionner à nouveau.
7. Lieu de contingence
Où déménageriez-vous temporairement dans votre entreprise au cas où vous perdriez vos locaux commerciaux actuels? Vos employés peuvent-ils travailler à domicile en attendant que vous puissiez retrouver votre position ? Ce sont des choses que vous devez examiner et détailler comment cela va être géré si de telles situations se produisent.
8. Liste d'instructions
Il devrait également exister une liste d'instructions contenant plusieurs responsabilités cruciales à assumer en cas de catastrophe et la manière dont elles devraient être gérées. Par exemple, il devrait y avoir une instruction détaillée sur la façon de contacter votre compagnie d’assurance pour l’informer de la catastrophe et sur la marche à suivre pour déposer une réclamation d’assurance. Cela devrait être fait pour chaque responsabilité cruciale de l'entreprise.
9. Documentation de votre plan de continuité d'activité
Lorsque vous avez fini de rédiger votre plan de continuité des activités, assurez-vous de le documenter à la fois en copie papier et en copie papier. Vous pouvez utiliser le stockage en nuage et les sauvegardes hors site pour les copies électroniques. En ce qui concerne les copies papier, assurez-vous que chaque membre du personnel clé en disposera non seulement, mais comprendra également quoi en faire.
Bien qu’un plan de continuité des opérations soit facile à mettre en place et qu’il doive être une solution que vous pouvez élaborer vous-même, vous pouvez envisager de faire appel à un consultant pour le gérer à votre place si vous avez du mal à le gérer.